Hallo
wir (Mehrsparten-Sportverein, 1700 Mitgl) sind gerade dabei die Migration zur Campai Buchhaltung zu planen und dafür die Strukturen festzulegen. Unsere Abteilungen arbeiten finanziell eigenständig mit eigenem Budget etc. Beim Hauptverein läuft dann alles zusammen.
Wir haben geplant die Struktur mittels Kostenstellenzuordnungen zu realisieren der Kontenrahmen ist für alle gleich. So wäre z.B. Kostenstelle 100 für den Hauptverein, Kostenstelle 200 für Abteilung A, 300 für Abteilung B usw.
Damit ist dann eine übergreifende Konsolidierung leicht möglich.
Und hier meine Frage: Ist es möglich Berechtigungen auf Kostenstellen zu vergeben, damit z.B. der Kassierer der Abt A nur Zugriff auf die Buchungen der Abteilung A hat?
Falls das nicht geht - welche Möglichkeiten gibt es die Abteilungen in der Buchhaltung voneinander abzugrenzen?
Danke & Gruß
Martin
Hallo Martin,
die Berechtigungen kann man aktuell leider nicht so genau kalibrieren, das würden wir uns aber auch wünschen. Schau gerne mal in unserem Feedback Thread hier vorbei und hinterlasse einen Upvote falls das auch für euch interessant sein könnte: https://community.campai.com/feedback/ticket/1120 .
Mit den besten Grüßen
Gaétan
Hi,
Wir arbeiten die nächsten Wochen fürs neue CRM daran, dass man Kontakte/Mitglieder und Debitoren über mehrere Mandaten verteilen kann. Dadurch kann dann die Rechtevergabe und die Verwaltung der Abteilung komplett eigenständig innerhalb eines Mandates stattfinden
Hallo Martin,
wenn ich es richtig verstehe, könnte mein Vorschlag dazu ganz gut passen.
https://community.campai.com/feedback/ticket/886
Viele Grüße
Kosta
Vielen Dank für die Antworten und Ideen die soweit angekommen sind.
Den Feedback Threads von Kosta und Gaetan stimme ich zu und habe jeweils ein "vote up" vergeben.
Auch Alexander's Vorschlag ist sehr hilfreich. Allerdings möchte ich zu bedenken geben, dass eine Trennung in Mandanten auch bedeutet, dass - soweit ich weiß - nicht quer über Mandaten berichtet werden kann. Und am Ende des Jahres ist zwar eine Konsolidierung möglich - aber technisch muss man aus den Abteilungs-Mandanten alle Konsolidierungsdaten downloaden und dann in den Hauptmandanten importieren. Wenn man die Abteilungen in die Mandanten steckt, sind das im Moment eher eigenständige Firmen, die komplett abgegrenzt sind. Einzige Gemeinsamkeit sind die Mitglieder, denn die haben keine Mandantenzuordnung und sind in allen Mandanten sichtbar.
Aus diesem Grund tendieren wir im Moment zur Kostenstellenlösung. Die Konten sind alle gleich - nur wird jede Buchung eben einer Kostenstelle zugeordnet. Berichte können leicht nach Kostenstelle gefiltert werden.
Und deswegen wäre es schön, wenn der Abteilungskassierer auch nur Buchungen mit den zugeordneten Kostenstellen sehen kann und auch nur zugeordnete Kostenstellen vergeben kann.
Wie habt ihr denn eure Mehrspartenvereine in der Campaibuchhaltung aufgesetzt? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht?
Hallo Martin,
Bin grade aufm Sprung aber nur kurz → Es muss nichts importiert werden, durch die Ansicht "Alle Mandanten" konsolidiert campai jederzeit alle Daten aller Mandanten auf die Du zugriff hast.
Wir werden noch die Mandanten demnächst verbessern dass Kontakte/Mitglieder und Debitoren geteilt werden und dadurch braucht es keine Kostenstellen sondern nur Mandanten für die Zugriffe. Die Kostenstellen sind individuell pro Mandant einstellbar. Haben diese dieselbe Nummer werden diese bei der "Alle Mandanten" Ansicht dann automatisch zusammengeführt.
WOW - vielen Dank für die Information. Die Tatsache, dass man bei jeder Liste und jeder Auswertung ein oder mehrere Mandanten auswählen kann - und dass dann nur die Daten, die sich auf diese Auswahl beziehen dargestellt werden, ist ein echter Game Changer !!!! Ich habe es gerade mal getestet - und es funktioniert ganz prima.
Mit dieser Information erübrigt sich auch die Frage nach der Berechtigungsvergabe für Kostenstellen. Abteilungen werden in Mandanten verwaltet. Die Kassierer der Abteilungen haben nur Zugriff auf ihre jeweiligen Mandanten. (Diese Funktion ist in der Berechtigungsvergabe unter "Einschränkungen" bereits realisiert).
Kurzum - die Struktur eines Mehrspartenvereins wird in Campai über Mandanten abgebildet.
Das mit dem Mandantenkonzept ist ja nun eine tolle Sache und funktioniert sehr einfach. Aber es tauchen Fragen auf:
- Wenn ich oben links "Alle Mandanten" auswähle, sehe ich in den Listen, in den Auswertungen usw die Daten von allen Mandanten. Aber wie kann ich sehen welcher Listeneintrag zu welchem Mandanten gehört. Das Feld Mandant ist nicht vorgesehen. (Beispiel: Finanzsystem - Beleg/Buchungsliste, Buchungen & Events - Resourcenliste)
- Ist es möglich Daten aus einem Mandanten in den anderen zu übertragen? Beispiele : Finanzsystem - mehrere Belege wurden fälschlicherweise im Mandant1 erfasst /gescannt. sie gehören aber zu Mandant 2. Buchungs und Events - wir haben alle unsere Resourcen im Hauptmandant angelegt. Jetzt da wir sie abteilungsbezogen verwalten, wollen wir sie in den Abteilungsmandanten übertragen.