Hallo zusammen,
gerne würde ich im Rahmen der Finanzen und Buchhaltung einen Vorschlag unterbreiten und hoffe, dass durch die Transparenz der interne Prozess weiter optimiert werden kann.
Bei uns werden die Abteilungen als Kostenstellen aufgelistet, weil alles über ein Konto abgewickelt wird.
Aktuell ist es so, dass die einzelnen Abteilungen keine Möglichkeit haben, ihre Kontostände abzufragen und die Buchungen im Laufe des Geschäftsjahres nicht einsehen/kontrollieren können. Die getrennte Buchführung ist meines Wissens nur als Mandaten möglich, allerdings wird diese für ein gemeinsames Bankkonto nicht empfohlen.
Für die Abteilungen und den Vorstand wäre es super, wenn sie auf einfache Wege direkt die Kontostände der Abteilungen einsehen und die einzelnen Buchungen nachvollziehen könnten. Sollte die Abteilung Fehlbuchungen feststellen, kann diese direkt im Laufe des Geschäftsjahres korrigiert werden.
Die Abteilungen müssen am Ende des Geschäftsjahres unterschreiben, dass die Buchhaltung korrekt geführt ist.
Es wäre natürlich praktisch, wenn die Abteilungen auf diesem Wege direkt bestätigen könnten.
Es wäre auch schön, wenn man für jede einzelne Abteilung eine Übersicht bekommt, um insbesondere ihre Mitglieder in der Abteilung vereinfacht darzustellen.
Ich hoffe, dass ich die Probleme und Vorstellungen nachvollziehbar darstellen konnte. Bei Fragen stehe ich gerne zu Verfügung.
Viele Grüße
Kosta
Hallo,
Ich verstehe noch nicht ganz wie das gemacht werden soll. Geht es um die Transaktionen auf den Bankauszügen oder geht es um die Belege?
lg
Alex
Hallo,
ich versuche die Funktionen noch einmal im aktuellen System zu erklären.
Unter Buchhaltung – Buchungen – kann man aktuell alle Buchungen, die über das Konto laufen, aufführen.
Dort kann man aktuell sogar nach Kostenstellen filtern. Jetzt fehlt noch die Funktion, dass ein bestimmter User für eine bestimmte KSt. zugewiesen wird. Der User bekommt dann alle Buchungen zu sehen, die für die KSt. relevant ist. So bekommt der Abteilungsleiter Zugriff auf die Buchungen und kann prüfen, ob es soweit richtig ist.
Bei Belegen sehe ich aktuell keine Möglichkeit nach KSt. zu sortieren. Vielleicht bekommt man auch nur die Belege, wenn man für die einzelne Buchung die Leserechte hat? Hier wäre auch denkbar, dass die Abteilungen selbst Belege erstellen können und eine Überweisung oder Rechnung in Auftrag geben. Die kann nach Vier-Augen-Prüfung mit dem Hauptverantwortlichen endgültig herausgeschickt werden. So müssen die Abteilungen keine Aufträge oder Rechnungen per Mail an den Hauptverantwortlichen schicken und dann ins das System einpflegen.
Was ich vielleicht gestern noch vergessen habe, ist das Thema Kassen (Bargeld). Hier wäre es auch super, wenn die Abteilung sich selbst um die Kasse kümmern könnte, weil das Bargeld meist in der Abteilung befindet. Der Hauptverantwortliche kann im Rahmen einer Prüfung die Kasse kontrollieren und freigeben.
Das mit dem Kontostände war glaube ich soweit nachvollziehbar, oder?
VG
Kosta
Nach dieser Möglichkeit habe ich heute auch verzweifelt gesucht... beim 1."Verkaufsgespräch" mit einer Mitarbeiterin von campai wurde uns dieses Funktion bereits als möglich verkauft. Schade, dass dies nun doch noch nicht der Fall ist!
Hallo,
Hmm. Idealerweise wäre das eigentlich ein Fall für die Mandaten dann kann jede Abteilung ein Mandant sein. Wir erlauben inzwischen dieselbe Bankverbindung für mehrere Mandaten.
Durch Mandaten können Abteilung Ihre eigenen Buchungen, Kassen etc. führen und diese werden oben im Verein dann zusammengeführt.
Hallo,
Hmm. Idealerweise wäre das eigentlich ein Fall für die Mandaten dann kann jede Abteilung ein Mandant sein. Wir erlauben inzwischen dieselbe Bankverbindung für mehrere Mandaten.
Durch Mandaten können Abteilung Ihre eigenen Buchungen, Kassen etc. führen und diese werden oben im Verein dann zusammengeführt.
Ich werde die nächsten Tagen nochmal schauen, ob es klappt und Sinn macht. Eine IBAN kann nun an mehrere Mandaten verknüpft werden? Wie sieht es im Bereich Bankkonto aus? Werden bei jeden Mandat alle Buchungen eingeblendet oder nur die noch offen stehen? Wenn alle Buchungen bei jeden Mandat angezeigt wird, dann wäre es nicht gerade sonderlich produktiv.
Im Januar/Februar wurde geraten mehrere Kostenstellen einzurichten, da nur ein IBAN gleichzeitig an einem Mandat verknüpft werden kann. Hoffentlich wird es keine große Umstellung, wenn sich das System bewährt.
Momentan werden alle Transaktionen im Konto angezeigt. Dein Wunsch wäre, sobald zugewiesen werden nur noch die angezeigt, die an Belege im jeweiligen Mandaten gebunden sind, korrekt?
Ja, Selbes Konto etc kann in mehreren Mandaten angelegt werden.
PS: Ja im Januar war das noch ein Limit mit der IBAN haben wir aber inzwischen behoben.
Momentan werden alle Transaktionen im Konto angezeigt. Dein Wunsch wäre, sobald zugewiesen werden nur noch die angezeigt, die an Belege im jeweiligen Mandaten gebunden sind, korrekt?
Ja, Selbes Konto etc kann in mehreren Mandaten angelegt werden.
Ich weiß nicht, ob es nicht irgendwann beißt. Ich versuche, meine Gedanken teilhaben zu lassen.
Ich glaube, das System würde aktuell durcheinander kommen, wenn man jetzt willkürlich Transaktionen hin und her schieben würde, oder? Vielleicht wäre es sinnvoll, hier zwischen Haupt-/ und Nebenmandaten zu unterteilen? Das Hauptmandat bekommt eine IBAN-Verknüpfung (wo alle Transaktionen eingehen und die gesamte Buchhaltung festgehalten wird) und die Nebenmandate habe in dem Sinne keine IBAN-Verknüpfung. Man müsste abwägen, ob das Konto für Hauptverein in der Gesamtbuchhaltung separat angezeigt oder ein Nebenmandat angelegt wird. Die Nebenmandate werden vom Hauptmandat mit Transaktionen „gefüttert“. Das Hauptmandat kann die einzelnen Transaktionen an die verschiedenen Nebenmandate zuweisen. Ggf. könnte der „Hauptzuweiser“ hier die ersten Einstellungen vornehmen, wie Konto, Kostenstelle, Belege ergänzen. Bleiben die Felder offen, muss der "Nebenzuweiser" von Nebenmandat die restlichen Anforderungen erfüllen. Als Kontrollmechanismus kann in den Einstellungen eingestellt werden, ob 4-Augen-Prinzip erfüllt werden muss, vor allem wenn die Anforderungen von "Nebenzuweiser" vervollständigt/ergänzt werden. Möchte ein "Nebenzuweiser" eine Überweisung durchführen (Belege kann hier aus der Ausgabe direkt hochgeladen werden) muss der "Hauptzuweiser" genehmigen und die Überweisung geht raus. Nur um ein paar Beispiele zu nennen, die hier bisher aufgeführt wurden. Vielleicht habt ihr für die Funktion schon eine Lösung und ich mache gerade bisschen zu viel Gedanken 😃
So hätten jede Abteilung und Hauptverein die Möglichkeit, die Transaktionen zu prüfen und verschiedene Funktionen auszuführen. Jede Funktion, die direkt im System implementiert wird, spart viel E-Mail-Verkehr.
Hi,
Wir überlegen generell momentan wie wir die Mandanten noch weiter verbessern können. Wenn man dasselbe Konto mehrmals verwendet sind natürlich alle Transaktionen in allen Mandaten drin. D.h. man müsste bei einem geteilten Konto ja eigentlich dieses eine (selbe) mit allen Mandaten teilen.
Ich verstehe nur noch nicht ganz wer quasi jetzt genau Zugriff auf die Transaktionen auf dem Konto habe soll respektive wie man nur anhand von (nicht zugewiesenen) Banktransaktionen quasi Berechtigungen vergeben sollte.
Hi,
Wir überlegen generell momentan wie wir die Mandanten noch weiter verbessern können. Wenn man dasselbe Konto mehrmals verwendet sind natürlich alle Transaktionen in allen Mandaten drin. D.h. man müsste bei einem geteilten Konto ja eigentlich dieses eine (selbe) mit allen Mandaten teilen.
Ich verstehe nur noch nicht ganz wer quasi jetzt genau Zugriff auf die Transaktionen auf dem Konto habe soll respektive wie man nur anhand von (nicht zugewiesenen) Banktransaktionen quasi Berechtigungen vergeben sollte.
Bei Thema Zugriffsrechte kann man die Rolle auch trennen. Der Hauptkassierer ist für das Konto zuständig und hat die erforderliche Befugnisse, um alle Handlungen vorzunehmen. Ein Abteilungskassierer hätte eigentlich nur Leserechte und dürfte keine Handlungen direkt vornehmen. Deshalb müsste der Hauptkassierer immer zustimmen, wenn der Abteilungskassierer etwas durchführen möchte. Die Transaktionen die zu keine Abteilung zugewiesen ist liegt dann erstmal beim Hauptkassierer. Er kann die Transaktionen an die Abteilungen zuweisen oder automatisch durch Erkennung von Schlagwörter.