Hallo,
mir ist nicht klar, wie die neue Finanzbuchhaltung mit bereits geleisteten Anzahlungen umgeht, wenn die Schlussrechnung fällig ist. Vielleicht hat ja jemand Erfahrung damit. Wie wäre denn da das richtige Vorgehen?
1) Ist Campai so schlau, dass es bei Rechnungslegung automatisch erkennt, dass bereits eine Anzahlung getätigt wurde und reduziert die eingeforderte Summe automatisch?
2) Muss man eine Rechnungsposition "Anzahlung" mit negativem Wert hinzufügen? Wenn ja, was wäre dann das richtige Gegenkonto?
3) Muss man eine Schlussrechnung mit vermindertem Saldo erstellen und dann eine manuelle Buchung machen, um das Konto mit den erhaltenen Anzahlungen (3264 0) auszugleichen?
4) Oder gibt es noch weitere Alternativen?
Wäre super, wenn da jemand weiterhelfen könnte.
Hallo Denis,
campai verwendet Anzahlungen automatisch für die nächste(n) Rechnung(en) und zieht da den Betrag von der Rechnungssume ab und verbucht auch richtig. Rechts in der Seitenleiste der Rechnung wird die verwendete Anzahlung angeführt und verlinkt.
Liebe Grüße
Oliver
Danke Oliver,
das ist super. Gibt es eine Möglichkeit, das die Berücksichtigung von Anzahlungen bei Abrechnung von Mitgliederbeiträgen etc. nicht automatisch erfolgt? Da wir Anzahlungen für spezielle Aktivitäten in Zweckbereich verwenden, um sicher zu stellen, dass Kosten gedeckt sind auch wenn Mitglieder dann kurzfristig absagen, wollten wir nicht, dass diese mit Einnahmen im ideellen Bereich verrechnet werden.
Es wäre super, wenn man bei der Erstellung einer Rechnung jeweils auswählen könnte, ob Anzahlungen berücksichtigt werden sollen. Die automatische Berücksichtigung "verwässert" den Zusammenhang von Anzahlung und Schlussrechnung etwas, wenn dazwischen andere Rechnungen eingezogen werden.
Beste Grüsse,
Denis
Lieber Denis,
mir ist nicht ganz klar welcher konkrete Anwendungsfall hinter deiner Überlegung steckt. Wäre es nicht sinnvoll, dass bei "Buchung" einer konkreten Aktivität eine Rechnung an das Mitglied gesendet wird und der Betrag eingezogen bzw. überwiesen wird? Storniert das Mitglied anschließend seine Teilnahme, bleibt der Zahlungseingang dennoch so verbucht wie ursprünglich vorgesehen.
Ich könnte mir allerdings vorstellen, dass bei Buchung einer Zahlung als Anzahlung definiert wird, für welche Rechnungen sie verwendet werden soll.
Viele Grüße, Ulrike
Hallo Ulrike,
buchhalterisch geschehen hast du natürlich recht. Das ginge im Prinzip so. Leider kennen wir die vollen Kosten noch nicht, die wir dann in Rechnung stellen müssen. Wir finden das automatische verrechnen aber aus zwei anderen Gründen ungünstig:
1) Die betroffenen Mitglieder werden es schwerer haben, ihr Lastschrifteinzüge zu verstehen. Die erwarten eine konstante wiederkehrende (monatliche) Belastung auf ihren Konten für die Mitgliedsbeiträge. Diese werden jetzt (wahrscheinlich) mit der Anzahlung verrechnet.
2) Die Anzahlungen wurden für ein konkretes Event in der Zukunft geleistet. Deshalb wäre es gut, die Anzahlung dann auch erst bei der Stellung der Abschlussrechnung für diese Aktivität zu verrechnen. Das macht den Vorgang einfacher nachvollziehbar für die Mitglieder. Ausserdem haben wir so ein gewisses finanzielles Pfund, um kurzfristige Absagen unattraktiver zu machen.
LG,
Denis
Hallo Denis,
zahlt denn jeder was er möchte oder legt ihr den vorauszuzahlenden Betrag fest? Dann ließe sich dafür doch eine richtige Rechnung stellen und dem Mitglied zusenden. Dann wird die Zahlung der Rechnung zugewiesen und gebucht, in dem Fall nicht als Anzahlung sondern als Einnahme. Sobald die Kosten feststehen und die Aktion abgeschlossen ist, wird die Abschlussrechnung über den Restbetrag gestellt. Die Restzahlung wird auch als Einnahme gebucht. Das Mitglied erhält dann 2 Rechnungen. Das ist doch überschaubar und für ein Mitglied auch nachvollziehbar.
So vermischt ihr die Beitragszahlungen nicht mit konkreten Projekten und könnt es voneinander abgrenzen.
Ich hoffe ihr findet eine Lösung.
Viele Grüße, Ulrike
Hallo Ulrike,
genau so machen wir das jetzt. Ich habe jetzt einfach eine Abschlagszahlung in Rechnung gestellt (als normale Rechnung), welche durch die bereits erfaßten Anzahlungen kompensiert wurde.
Mir ist trotzdem nicht ganz klar, was das kompensieren von Anzahlungen und Rechnungen ohne Bezug miteinander für buchhalterische Auswirkungen hat. In unserem Fall würde z.B. eine Anzahlung im Zweckbereich mit einer Rechnung im ideellen Bereich verrechnet. Da ist mir nicht klar, wie sich das dann in der Auswertung niederschlägt.
Liebe Grüße,
Denis