Trainingsverwaltung 

Hallo zusammen!

Das neue Modul Kurse, Plätze und Events ist endlich veröffentlicht! Ohne Zusatzkosten und vollständig in die Buchhaltung integriert. In Kürze auch in die App.

Ein Punkt, den wir noch nicht ganz gelöst haben, ist die Trainingsverwaltung mit Mitgliedern. Da wollen wir uns vorher noch Feedback von euch einholen, was genau gebraucht wird.
Hier ist mal ein Vorschlag als Diskussionsgrundlage. Dabei wird vorausgesetzt, dass die Vorhandene Event-Erstellung um folgenden Punkte ergänzt wird.

1. In den Event-Einstellungen soll es möglich sein, Mitglieder über Abteilungen/Tags rein zu synchronisieren, ähnlich den Räumen in der App.
2. Es soll aber auch die Option geben, in der App, oder im Browser, wenn man mit dem campai-Account eingeloggt ist, optional Veranstaltungen per Button beizutreten oder zu verlassen.
3. Es soll einstellbar sein, per Abteilung/Tag festzulegen, wer das Event in der App sehen kann.
4. Es soll trotzdem noch möglich sein, einzelne Termine aus einem regelmäßigen Training für ein Probetraining oder Einzeltraining zu buchen.
5. Es soll möglich sein festzulegen, dass TeilnhemerInnen Benachrichtigungen, wie z.B. ob ein Termin ausfällt, primär per App-Benachrichtigung zu bekommen anstatt per E-Mail. Optional beides oder nur E-Mail, oder E-Mail, wenn das Mitglied keinen Account angelegt hat.
6. Listenansicht und Kalenderansicht in der App mit allen Veranstaltungen, an denen man teilnimmt (das ist ohnehin schon eingebaut in der kommenden App)
7. In Zukunft ist auch eine TrainerInnen Verwaltung geplant, aber dazu kommen wir, wenn die Trainingsverwaltung fertig ist.
8. Terminabsagen und Infos sollten von Admins, in Zukunft auch zugewiesenen TrainerInnen, von innerhalb der App verwaltet werden können.

Bevor ihr hier antwortet, testet bitte das Modul gründlich durch und macht euch mit allen bestehenden Funktionen vertraut. Legt euch z.B. mal ein paar euerer Trainings und Veranstaltungen an und betrachtet alles aus Sicht des Admins und als Sicht der Mitglieder.

Hallo Oliver,

vorab möchte ich erst einmal ein großes Lob dalassen. Ich habe mich direkt nach der Veröffentlichung mit dem neuen Modul auseinandergesetzt und bin echt begeistert. So wie es aussieht, wird das Modul für uns nach den Sommerferien Calendly ersetzen. Die Erweiterung für das Training würde in unserem Fall auf jeden Fall Sinn machen. Aktuell verwalten wir über Calendly bzw. dann Campai unsere Probestunden der regulären Kurse für Nichtmitglieder sowie in den Ferienzeiten unsere Workshops für Mitglieder. Eine Zuweisung per Tag (jeder Kurs hat bei uns einen Tag, um die Mitglieder in der App den Kursräumen zuzuweisen) wäre sehr wünschenswert. So könnte man zukünftig Probestündler und auch die regulären Mitglieder dem jeweiligen Kurs zuordnen und Mitglieder könnten, wenn sie nicht kommen, absagen, damit die Coaches sehen, wer anwesend sein wird.

Was in meinen Augen noch im Vergleich zu Calendly als einziges Feature fehlt, ist die Handhabung mit Betriebsferien. Ich kann zwar über Ressourcen in unserem Raum eine neue Reservierung erstellen und dort den Raum als geschlossen anlegen für den Ferienzeitraum, aber wenn ich vorher alle Kurse wöchentlich wiederholt angelegt habe, hat dies keinen Einfluss auf die Kurstermine. Schließe ich den Raum, bevor ich ein Event anlege, bekomme ich eine Meldung, dass der Raum nicht verfügbar ist, auch wenn dies nur 2 von 104 Wiederholungen betrifft. Vielleicht wäre es euch möglich, im Kalender oder über Ressourcen einen Raum für einen festen Zeitraum zu sperren, so dass alle sich wiederholenden Events davor und danach stattfinden können. Unsere Notlösung wird vorerst sein, hunderte Kurse händisch abzusagen in den Ferien.

Was mir auch aufgefallen ist: Man kann keine E-Mail nach dem Event versenden, sondern nur drei Stück davor. Derzeit senden wir Probestündlern nach der Probestunde eine automatische E-Mail zu unserem Mitgliedsantrag (Campai-Formular). Das müssten wir sonst händisch bei jedem Interessenten raussenden.

Was auch ein Traum wäre, da es Zeit spart, aber nicht zwingend notwendig ist: die E-Mail-Texte und Formulare global für alle Kurse ändern können. Aktuell müsste ich ja bei einer Änderung diese in jedem Event vornehmen.

Ansonsten bin ich, wie gesagt, von den Möglichkeiten und der Struktur des Moduls absolut begeistert. In Verbindung mit der App und der Mitgliederverwaltung hat uns das gefehlt.

Herzliche Grüße

Daniel

Hallo Daniel,

Danke für das Feedback! Das sind interessante und wichtige Punkte, wir werden diese intern auf die Liste nehmen.

lg

Alex

Daniel -- Eine Frage noch → der Punkt

"Was auch ein Traum wäre, da es Zeit spart, aber nicht zwingend notwendig ist: die E-Mail-Texte und Formulare global für alle Kurse ändern können"

Das kannst du eigentlich machen über die geteilten Angebotseinstellungen hilft dir das weiter?

Wir würden uns eine Trainingsverwaltung analog zu der Anwendung Spond wünschen. Insbesondere die Möglichkeit mit verschiedenen Rollen dort zu agieren (Übungsleiter, Teilnehmer / Mitglied, Elternteil).

Hallo,

ich melde mich aus der sehr guten Unboxing-Session mit der Bitte, eine Freigabeschleife für Anmeldungen bzw. Buchungen einzubauen.

Wir sind ein Schulförderverein und möchten auch Arbeitsgemeinschaften anbieten. Für diese gibt es bisher eine Anmeldephase, nach deren Ablauf die Plätze vergeben werden. Bei einem Überhang der Anmeldungen wird verlost oder direkt entschieden. Ich brauche deshalb die Möglichkeit, Anmeldungen zu sammeln, diese allerdings später manuell zu bestätigen.

VG

Petr

Hallo Petr,

Das ginge ggf über die Warteliste - diese auf manuell stellen und maximale Anzahl auf 0 müsste theoretisch das Ganze erfüllen

Heyho Daniel/Alex,

danke für die offenen Fragen bzgl. Trainingsverwaltung. Bei uns im Verein (ein Chor) geht es insbesondere um eine Rückmeldung der Mitglieder zu Terminen sowie um eine Übersicht für eine Gruppe von Personen (Trainingsleitern, also Chorleiter, sowie für Stimmgruppenführer). Dabei wollten wir ursprünglich zur App Konzertmeister (https://konzertmeister.app/de) wechseln, was wir jedoch aufgeschoben haben, da wir die Integration in Campai bevorzugen würden um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Aus diesem Grund zu deinen Punkten im ersten Post noch folgende Ergänzungen im Sinne der Anforderungen:

• zu 1. bzw. 3.: Es wäre Sinnvoll Events zu entsprechenden Räumen zu verknüpfen. Aktuell ist es (in der alten App) auch möglich Events nur für bestimmte Räume zu erstellen, wo die Mitglieder des Raumes Teilnehmen können. Andere Räumen sehen das Event nicht. Dies wäre wünschenswert ebenfalls beizubehalten und bei der Erstellung der Events auch mit angeben zu können in welchen Raum diese Events gelangen. → Hintergrund ist: es soll nicht jeder automatisch an den Terminen Teilnehmen, aber nur ein begrenzter Kreis (Stichwort Raum) soll überhaupt die Möglichkeit haben an dem Event teilzunehmen.
• zu 6.: Hier bezieht ihr euch auf die Liste der eigenen Events, welche man zugesagt hat (also gebucht hat). Es wäre jedoch genauso wichtig eine Liste der Teilnehmer zu haben, welche man (bevorzugt in der App) nach Tags aus der Mitgliederverwaltung filtern kann. Konkretes Beispiel bei uns: Der Chorleiter möchte wissen wie viele Personen aus einer Stimmgruppe zugesagt haben. Die Einteilung nach Stimmgruppe erfolgt bei uns auf Basis von Tags, sollte aber auch auf Basis von Abteilung möglich sein.
• Anwesenheitslisten: Es sollte möglich sein sobald das Event stattfindet, die Anwesenheit zu kontrollieren und zu dokumentieren. Im Anschluss sollte es die Möglichkeit geben anhand von Filtern von Events (z.B. auf Basis von Event-Tags) eine Statistik zu generieren wie oft ein Mitglied anwesend war. Konkreter Use-Case bei uns: Anhand von der Anwesenheit-Statistik gibt es bei unserer Weihnachtsfeier kleine Aufmerksamkeiten für eine entsprechend hohe Anwesenheit.
• Zugriffsbeschränkung: Die Funktion der Übersichten (wer teilnimmt), der Eintragung der Anwesenheiten, der Eventbearbeitung, ... sollte durch Mitglieder in der App erfolgen, welche nicht unbedingt Zugriff auf das gesamte Backend von Campai Zugriff haben. Dies könnte man beispielsweise ebenfalls anhand von Filterfunktionen (z.B. durch Mitglieder-Tags) definieren. So kann lediglich der Chorleiter alle Teilnehmer sehen und filtern, lediglich die Stimmführer können die Anwesenheit eintragen, ...

Zusätzlich habe ich zwei Bitten/Fragen an euch:

1. Nach der Vorstellung heute (Kurse/Plätze/Events) gibt es aus meiner Sicht einige Verwirrung im Zusammenhang mit der Trainingsverwaltung. Auch im Zusammenhang mit dem geplanten neuen App-Release und der Möglichkeit über die App Events zu "buchen". Was ist aus eurer Sicht der Unterschied zwischen dem "Kurse/Plätze/Events" und der "Trainingsverwaltung"? Aus meiner Sicht sind das nur kleinere Erweiterungen des Moduls Kurse/Plätze/Events. Aber ich habe das Gefühl dass ihr das anders seht. Involviert die Community dazu gern in eure Gedanken, damit wir Campai als Tool auch richtig verwenden können.
2. Mir ist bewusst, dass eine Zeitleiste für euch immer schwierig ist. Für uns ist es jedoch wichtig zu wissen auf was wir uns einstellen können/müssen. Oder ob wir aufgrund der Dauer der Implementierung eine Alternativlösung aufbauen müssen, bis die finale Version in Campai existiert. Dabei spreche ich nicht von einem genauen Tag, sondern eher vom Zeithorizont (z.B. Wochen/Monate/Jahre oder potenzielle anvisierte Quartale als Release → z.B. Q3/26

Viele Grüße und besten Dank für eure Unterstützung.

Florian

Daniel -- Eine Frage noch → der Punkt

"Was auch ein Traum wäre, da es Zeit spart, aber nicht zwingend notwendig ist: die E-Mail-Texte und Formulare global für alle Kurse ändern können"

Das kannst du eigentlich machen über die geteilten Angebotseinstellungen hilft dir das weiter?

Hallo Alex, vielen Dank für die Rückmeldung. Das mit den Angebotseinstellungen habe ich nach dem Webinar nun auch verstanden. Das klang für mich nach einem Preisbasierten Tool. Super, wenn man die E-Mail-Texte bei allen Events einheitlich übernehmen kann.

Was auch noch aufgefallen ist. Die Übersicht der Teilnehmer im Kalender unter dem jeweiligen Event zu sehen. Wir arbeiten aktuell in Calendly und Google Sheets mit den Kalendern um zu schauen wie hoch die Auslastung unserer Kurse täglich mit Probestündlern ist. Schnell auf einen Blick alle Namen und die Anzahl zu sehen ist hilfreich bei so vielen Kursen.

Morgen Daniel,

Hmm was genau sollte im Kalender angezeigt werden? Meinst Du die anzahl der Teilnnehmer?

Morgen Petr,

Das könntet ihr ggf darüber machen oder:

• Max. Teilnehmer = 0
• Warteliste an
• Buchen auf Warteliste erlauben
• Warteliste-Modus auf manuell setzen

Morgen Florian,

• Ja das verknüpfen von Events mit Räumen kommt wieder einige Wochen nachdem wir die neue App released haben
• Listen und Anwesenheit kommen mit dem baldigen "Trainingsmodus" dann
• Ja das bearbeiten / einsehen von Events kommt dann auch in die App mit eigenen Rechten

Zu deinen Fragen:

• Hrml ja prinzipiell ist es ähnlich deswegen haben wir ja in den Events schon eingeführt dass es Buchungen und Teilnehmer gibt die unabhängig voneinander funktionieren können. Aber es gibt z.B. ja wie in Spond noch paar andere Sachen für Trainings die wir gerne einarbeiten würden die nichts mit dem Event Modul zu tun haben. Mal sehen wir denken noch nach 😃
• Ja da wir 1000 Sachen gleichzeitig machen müssen (Neues CRM Modul fordert grade) ist ne Angabe schwierig. ABER ich kann dir sagen dass wir bis Ende des Jahres das Buchungsmodul inklusive App auf einem Niveau haben wollen/werden dass eigentlich allen Trainings- und sonstigen Anforderungen dann entsprechen sollte

Morgen Daniel,

Hmm was genau sollte im Kalender angezeigt werden? Meinst Du die anzahl der Teilnnehmer?

Ja, genau. Es wäre in unserem Fall sehr nützlich wenn wir im Kalender nicht nur sehen, dass ein Event stattfindet sondern darunter sehen wie viele Kinder sich für das Event eingetragen haben. Derzeit ist es sogar so, dass wir die Namen der Teilnehmer bei Calendly im Kalender sehen aber eine Teilnehmerzahl wäre auch schon hilfreich.

Hallo Daniel,

Danke für das Feedback! Das sind interessante und wichtige Punkte, wir werden diese intern auf die Liste nehmen.

lg

Alex

Hallo Alex,

ich habe hierzu noch eine Frage. Welche Punkte habt ihr denn mit aufgenommen? Also gibt es noch Punkte die ich als Verbesserungen unter Feedback eintragen sollte? Und ich entdecke immer mal wieder Bugs im Modul. Soll ich diese auch unter Feedback als Verbesserung nennen? Zum Beispiel verschwinden immer wieder die Event-Fotos nach einiger Zeit und müssen neu hochgeladen werden.

Liebe Grüße

Daniel

bugs bitte immer wenn möglich gleich dem support melden da die prio haben.

generell immer gerne alles in feedback tickets rein dann geht nichts verloren

Hallo,

ich habe versucht ein Event anzulegen und wollte Teilnehmer einladen.

Ich muss Name und EMail manuell eingeben. Ich wollte unseren Vorstand einladen aber so macht das viel zu viel Arbeit.

Grüße
Klaus Lotz

Hi,

Wie bereits erwähnt kommt die Synchronisierung mit Kontakten / Mitgliedern erst noch 😃

lg

Alex