Als ich den Verein angelegt habe, hatte ich gedacht, Abteilungen, die eigene Konten haben, als eigene Mandanten zu führen. Das funktioniert leider nicht wirklich, da ich dann keine Lastschriften für die Sparten und im Hauptverein einziehen kann. Ist nicht ganz so praktisch, aber ist halt so.
Meine Frage ist eigentlich: Wie kann ich die nicht mehr benötigten Mandanten wieder löschen und eigentlich noch nerviger: Wie kann ich den Standardmandanten ändern? Einer der unbenutzten Mandanten ist bei mir als Standard hinterlegt. Jetzt muss ich jedes Mal, wenn ich die Buchhaltung öffne, erst noch den richtigen Mandanten auswählen.
Hallo Andreas,
mit dem neuen CRM bekommen die Mandanten ein wirklich riesiges Upgrade. Man kann dann Klassen (entspricht den jetzigen Abteilungen) eigenen Mandanten zu weisen (oder auch nicht). Das coole aber: man kann diese Klassen hierarchisch anordnen. Z.B. eine Klasse Gesamtverein mit dem Hauptmandanten und darunter Abteilung 1, Abteilung 2 die auch ihre eigenen Mandanten haben können. Der Hauptmandant erbt aber dann auch alles und kann alles machen, was die Unterklassen/Mandanten können, also auch Kontozugriff, Lastschriften usw. Mandanten werden dann also wirklich auch für die breite Masse sinnvoll zu benutzen 😉
Das ganze lässt sich beliebig verschachteln.
Aktuell kannst du Mandanten löschen, in dem du in den Einstellungen auf "Mandanten verwalten" gehst, auf den entsprechenden Mandanten wechselst und auf "Mandant löschen" klickst. In dem Menüpunkt kannst du auch den Standardmandanten ändern.
Liebe Grüße
Oliver
D.h. ich kann dann mit den neuen Mandanten folgende Situation abbilden?
* Einzugsermächtigung liegt beim Hauptverein.
* Hauptverein hat Bankkonten
* Abteilungen haben eigene Konten
* Vorstandsmitglied im Hauptverein kann Mitgliedsbeiträge aufs Hauptvereinskonto und Spartenbeiträge auf Abteilungskonten einziehen.
* Kassier im Hauptverein sieht alle Bankkonten und komplette Buchhaltung (auch die der Abteilungen).
* Abteilungskassiere haben nur Zugriff auf ihr Abteilungskonto und führen die Buchhaltung für ihre Abteilung.
- Für den Jahresabschluss (Steuererklärung) werden alle Buchungen vom Hauptverein und Abteilungen zusammengefasst.
- Man kann Finanzberichte auch nur für einzelne Abteilungen erstellen.
Das wäre unser Idealfall.
Andere Frage: Gibt es Überlegungen, eine echte Budgetplanung zu implementieren?
Danke noch für die Erläuterung zur Mandantenverwaltung. Ich hatte nicht realisiert, dass man zum Mandanten wechseln muss und dann dort wieder zu den Einstellungen muss.
Hallo Andreas,
ich hab das mal so grob nachgestellt, und ja, das sollte alles so abbildbar sein.
Bzgl. Budgetplanung: Prinzipiell ja, Upvotes gibt es meiner Meinung ja genug, aber wir haben da noch einige andere Dinge auf der Agenda, bevor wir das angehen können.
Liebe Grüße
Oliver
Hi Oliver,
bisher war unser Verein so aufgebaut, dass wir "nur" den Hauptverein hatten. Also ein Mandant, ein Konto.
Ab dem 01.07.2026 haben wir jedoch mehrere Abteilung. Der Hauptverein soll weiterhin eine eigene Abteilung darstellen. Wir haben also folgendes Setup:
1. Hauptverein [Fördernde Mitglieder]
2. Yoga & Aroha
3. Fußball-Junioren
4. Fußball-Senioren
Jede Abteilung hat ein eigenes Bankkonto und teilweise auch unterschiedliche Beiträge sowie eine generelle Aufnahmegebühr für Neumitglieder.
Stand jetzt, haben wir ca. 500 Mitglieder. Ab dem 01. Juli 2026 sind es dann knapp 800 Mitglieder.
Für uns wäre es wichtig, dass wir eine Struktur schaffen, dass bspw. jeder Abteilungskassierer Beiträge auf das entsprechende Abteilungs-Bankkonto einziehen kann. Wie kann ich bspw. bei einem bestehenden Mitglied den Mandanten ändern? Zum Beispiel von aktuell Hauptverein, auf zukünftig Fußball-Senioren?
Gibt es eine Step by Step Erklärung oder einen Vorschlag Eurerseits, wie man am besten vorgehen sollte?
Bspw. erst jeden Mandanten aufsetzen inkl. aller Einstellungen, dann die Mitglieder zuweisen und Mandanten ändern etc.?
Bei uns drängt die Zeit ein bisschen, da ich die Umstellung bis zum 01.07. sauber abgeschlossen haben muss... Vielleicht kannst Du Dich mal bei mir melden 😉
Hi Sebastian,
aktuell sind die Mandanten noch nicht gut umgesetzt. Das kommt alles mit dem neuen CRM. Am besten du wartest noch bis du das mit den Mandanten umstellst. Bis 1.7. wird es sich ziemlich sicher ausgehen, dass der Release und die Umstellung noch früh genug ist, dass auch noch Zeit bleibt es umzusetzen.
Liebe Grüße
Oliver