Spendenbeleg stornieren

Hallo zusammen,

ist es möglich einen Spendenbeleg zu stornieren?
Hintergrund ist, das der Beleg auf ein Mietglied ausgestellt wurde und nicht auf das Unternehmen.
Die Spendenquittung müsste auf die Firma neu ausgestellt werden. Leider lässt sie sich nicht löschen/ stornieren.

Hallo Frank,

sorry für die späte Antwort. Melde dich bitte diesbezüglich direkt beim Support.

Liebe Grüße

Oliver

Moin,
Ich habe dazu auch etwas recherchiert und weiß nun, das eine Stornierung eines Spendebeleges fragwürdig bzw. nicht zulässig ist.
Daher macht es Sinn, das man den nicht stornieren kann.
Was man rechtlich aber machen kann: Eine Korrektur schreiben.
Da wäre es als Feature toll, wenn man die bestehende Spendenbescheinigung bearbeiten kann und Campai erfasst die Spendenbescheinigung als Korrektur.

Ich habe das jetzt förmlich von Hand selbst erstellt.

Auch wir haben das Problem, dass wir digitale Spendenbelege korrigieren müssen und bin dankbar für Hinweise.

Beste Grüße

Tatjana Kimmel

Hallo zusammen!

Im neuen System läuft das Ganze wie folgt ab:
1. einen Spendenbeleg analog einer Rechnung generieren. Das ist noch nicht die Spendenbescheinigung. Erst wenn dieser Spendenbeleg abgeschickt wurde und als bezahlt markiert wurde. Erst dann kann die Spendenbescheinigung erstellt werden. Diese kann und darf dann nicht mehr gelöscht werden. Bevor die Spendenbescheinigung erstellt wurde, kann noch alles beliebig verändert werden.

Ich hoffe, damit ist genug Flexibilität gegeben.

Liebe Grüße
Oliver

Vielen Dank für die schnelle Antwort.

Wir haben heute an über 2000 Mitglieder digitale Spendenbescheinigungen verschickt. Das hat super geklappt und wir haben sehr gute Rückmeldungen zu diesem Service bekommen.

Fünf Personen haben sich daraufhin gemeldet, dass ihre Spendenbelege auf ihre Firma und nicht auf sie als Privatperson ausgestellt werden sollen. Wie kann ich diese Spendenbelege korrigieren? Wir müssen ja verhindern, dass doppelte Belege für eine Spende im Umlauf sind. Nächstes Jahr sind wir schlauer😃

Beste Grüße

Tatjana

Wir erlauben das nicht weil es nicht legal ist sobald eine Zahlung für eine Spende einging und der Beleg versendet wurde, sonst würde unsere Software nicht die Anforderungen des Finanzamtes erfüllen.

Am einfachsten vermutlich die PDF die generiert wurde von Hand bearbeiten mit Nachweis / Markierung warum

lg

Alex

Vielen Dank! Ja, das leuchtet ein.

Beste Grüße

Am einfachsten vermutlich die PDF die generiert wurde von Hand bearbeiten mit Nachweis / Markierung warum

Den Spendenbeleg manuell korrigieren ist eine schlechte Idee.

Je nach Finanzamt kann hier eine Manipulation vermutet werden. Gerade damit kann das FA vermuten, das es kein Einzelfall ist und Ihr mehr Belege so "manipuliert" habt. Also nicht nur Spendenbescheinigungen, sondern auch Rechnungen etc.. Im schlimmsten Fall bist Du ggf. auch deine Gemeinnützigkeit los.

Daher den alten Spendenbeleg stornieren und auf den neuen Beleg drauf schreiben, das dieser Spendenbeleg aufgrund einer Korrektur den Beleg mit der Nummer xyz ersetzt. Dazu den Empfänger separat auffordern, den alten Beleg zu vernichten.

Dann bist Du auf der sicheren Seite und gibst dem FA kein Futter für eine Prüfung.

Dazu hast Du deine Buchhaltung sauber und kannst jeden Beleg, der "draußen" rum schwirrt auch nachweisen.

Hallo Zusammen,

1) wir sind ein kleiner rein spendenfinanzierter Verein und sind erst auf Campai umgestiegen. Früher haben wir Spendenbescheinigungen im Laufe des Jahres manuell ausgestellt. Viele Spender wollen die Spendenbescheinigung auch sofort haben. Bei Campai sehe ich nur die Möglichkeit alle Spendenbescheinigung automatisch Anfang des nächsten Jahres auszustellen. Gibt es eine Möglichkeit einzelne Spendenbescheinigungen manuell im Laufe des Jahres auszustellen und den Rest, vor allem die, die man zusammenfasst, automatisch Anfang nächsten Jahres?

2) noch eine Verständnis Frage: ich habe zuerst eine Spende erfasst. In dem Spendenbeleg werden 3 Versandmöglichkeiten angeboten: als Brief; als E-Mail und kein Versand. Betreffen diese Einstellungen die zukünftige Spendenbescheinigung. Ich verstehe sonst nicht wieso der Spendenbeleg verschickt werden soll. ich habe "als Brief" gewählt und der Versand wurde fehlgeschlagen. Woran liegt es?

Schöne Grüße, Yuliya

1. Einzeln geht bald kommt diese Woche
2. Das gilt immer nur für den jeweiligen Beleg. Bitte im Dokumentenausgang nachsehen da sollte stehen wenn der Cursor über fehlgeschlagen bleibt warum

es zeigt "kein ausreichendes Guthaben" an. Was bedeutet das? Das ist auch keine Spendenbescheinigung, sondern Beleg "Spende". Ich verstehe nicht wieso man den irgendwo verschicken soll. Wir verschicken nur die Spendenbescheinigungen. Wie kann man auch aus dem System etwas per Brief verschicken?

Du musst den Spendenbeleg auch nicht verschicken, wenn du nicht möchtest. Per Brief kannst du verschicken, wenn ihr euer Guthaben dafür aufladet. Das geht auf der Startseite von campai unter Einstellungen → Abrechnungen

Liebe Grüße

Oliver

Hallo Oliver,

möchte die Diskussion bezüglich der Spendenscheine noch Mal beleben).

Wir haben 2024 Campai noch nicht genutzt und die Spendenscheine manuell ausgestellt. Die Buchhaltung für 2024 haben wir schon in Campai eingetragen. Wäre es möglich die manuell erstellten Spendenscheine anzuhängen. Wäre es dann noch möglich die Buchhaltung über Campai bei Finanzamt einzureichen?

Liebe Grüße, Yuliya

Hallo Yuliya,

wenn ihr die Spendenbescheinigungen bereits anderweitig erstellt habt, kannst du in der Buchhaltung die Spenden entsprechend als Spendenbelege verbuchen.
Der nächste Schritt im Spendentool, wo die Spendenbescheinigungen erstellt werden, entfällt dann für euch, weil ihr die Spendenbescheinigungen ja schon habt.

Die von dir erstellten Spendenbescheinigungen musst du dann selbst versenden. Die Buchhaltung, in der ja dann die Spenden entsprechend verbucht sind, kannst du beim Finanzamt einreichen.

Viele Grüße
Lukas

Hallo Lukas,

vielen dank für deine Antwort! Hätte hier noch einige Fragen.

1) Wenn ich über Spende erstellen gehe, dann kann ich keinen Beleg anhängen. Ich möchte aber unsere manuell erstellten Spendenbescheinigungen anhängen. Könnte ich über freie Buchung gehen, dann Konto "Spenden/Zuwendungen 4040" auswählen, damit ich eine eigene Spendenbescheinigung anhägern kann?

2) Und eine zweite ganz wichtige Frage, die schon von einigen oben gestellt, aber noch nicht beantwortet wurde, sind die Korrekturen von Spendenbescheinigungen. Es kommt ab und zu vor, dass wir die Spendenbescheinigungen korrigieren müssen,. Wie geht das in Campai? Ich kann die Spende nicht mehr löschen, weil eine Spendenbescheinigung verschickt wurde, habe aber einen verärgerten Spender, der seinen Namen unbedingt anderes geschrieben haben möchte.

3) kann ich ein Debitor vom Person ins Unternehmen umwandeln? Oder soll ich einen neuen anlegen?

Mit freundlichen Grüßen,

Yuliya

Moin,

Zu Punkt 2.

Ein Spendenbeleg kann nicht so einfach korrigiert werden.

Willst Du ihn korrigieren, musst Du sicherstellen, das die alte Version zu 100% aus dem Verkehr gezogen ist.

Ebenso ist es bei einem Storno eines Spendenbeleg.

Änderst du ihn einfach und es kommt zu einer Prüfung, musst Du dem Finanzamt alles haarklein nachweisen.

Im ungünstigsten Fall verliert ihr die Anerkennung als e.V.

Daher musst Du bei Erstellung eines Spendenbeleg es immer darauf achten, das er für den Spender und für Dich korrekt ausgestellt ist.

Zu Punkt 3.

Hier ist die Frage, als was du den Debitor brauchst?

Soll ein Spendenbeleg auf die Firma ausgestellt werden, macht es Sinn ihn auch als Unternehmen mit Firmenanschrift anzulegen.

Hast Du den Fall, das Du ein Mitglied hast wo das Unternehmen zusätzlich spendet, würde ich die beiden Konten immer trennen.

Ist für Dich später bei einer Prüfung einfacher darzulegen, wie welches Geld wohin gegangen ist.

Moin,

Zu Punkt 2.

Ein Spendenbeleg kann nicht so einfach korrigiert werden.

Willst Du ihn korrigieren, musst Du sicherstellen, das die alte Version zu 100% aus dem Verkehr gezogen ist.

Ebenso ist es bei einem Storno eines Spendenbeleg.

Änderst du ihn einfach und es kommt zu einer Prüfung, musst Du dem Finanzamt alles haarklein nachweisen.

Im ungünstigsten Fall verliert ihr die Anerkennung als e.V.

Daher musst Du bei Erstellung eines Spendenbeleg es immer darauf achten, das er für den Spender und für Dich korrekt ausgestellt ist.

Hallo Frank,

danke für deine Antworten. Es ist uns schon klar, dass man die Spendenbelege nicht einfach so ändern darf. Wir sind seit 10 Jahres als gemeinnütziger Verein tätig. Es kommt aber regelmäßig vor, dass Spender Fehler in Ihren Adressen, Namen und sonst was haben und unbedingt Korrekturen verlangen. Kein Verein kommt an solchen Situationen vorbei. Ich kann keine einzige Möglichkeit in Campai finden eine Spendenbescheinigung zu bearbeiten oder zu stornieren, sogar vor dem Absenden. Es gibt auch keine Vorschau Funktion, was ich besonderes irritierend finde. Wir haben jetzt ein Fall gehabt, wo Campai uns Spendenbescheinigung in zwei Teile gesplittet hat. Aus irgendeinem Grund wurde der Name des Spender 6 Mal mit "a" erfasst und 6 Mal mit "ä" (z.B. Muller und Müller). Wir haben alle Spenden einem Debitor Problemlos zuordnen können. Beim Erstellen der Spendenbescheinigung hat Campai eine Spendenbescheinigung für "Muller" und andere für "Müller" erstellt. Ich kann so was dem Spender nicht schicken. Auch das müssen wir korrigieren. Mit eine Vorschaufunktion hätte so was aufgefallen. Die "achten-bei-der-Erstellung" Vorschläge bringen nicht viel, da die meisten Fehler nicht bei uns entstehen.

Moin,

Eine Spendenbescheinigung kann man über den Button „Löschen“ stornieren.

Ein Bearbeiten ist aus den besagten Gründen nicht möglich.

Das Thema hatte ich mit dem Support schon.

Ich gebe Dir recht. Eine Vorschaufunktion fehlt hier definitiv.

So das man zumindest sehen kann, was dann wo an welcher Stelle steht. Für mich ist das Formular auch etwas undurchsichtig.

Man kann den Beleg auch nicht einfach nur speichern, ohne das er automatisiert verschickt wird.

Wegen der ganzen Themen stelle ich Spendenbescheinigungen auch nur manuell aus.

Hallo Frank,

danke für deine Antwort.

bei den Spendenbescheinigungen (sie sind im Dokumentenausgang) gibt es kein Button "Löschen". Das Button "Löschen" sehe ich nur bei "Alle Spenden", dann kommt aber das Fenster "Spende löschen". Ist das richtig so?

Kann man auch versendete Spendenbescheinigung löschen und neu erfassen?

Schöne Grüße, Yuliya

Du müsstest theoretisch nur den Beleg stornieren.

Gehe mal in Finanzmodul. Da wählst Du zunächst oben das betreffende Jahr aus.

Gehst dann darunter auf Rechnungen & Belege. Da suchst Du dir den Spendenbeleg raus und markierst ihn.

Theoretisch geht der Beleg dann an der Seite auf und du kannst über den Punkt "Mehr" den Beleg ändern oder gar auch löschen.

Im schlimmsten Fall verschwindet auch die Buchung bzw. die Buchung wird als "nicht erledigt" markiert und du musst den wieder verbuchen.

Geht aber auch alles nur, solange es nicht festgeschrieben ist

Vielen Dank, Frank! Ich versuche es.

Alternativ könntest Du auch über die Buchung bzw den Zahlungseingang selbst gehen, sofern der Beleg da hinterlegt ist

das geht nicht mehr. Habe versucht. Sobald die Spendenbescheinigung erstellt wurde, kannst du den Beleg nicht mehr löschen.