Sicher sind hier noch weitere Mehrspartenvereine vertreten und können uns weiterhelfen. Wir hatten uns erhofft, mit Campai auch eine Unterscheidung der Abteilungen in der Buchführung umsetzen zu können.
Jede unserer 13 Abteilungen möchte bei uns jederzeit einen Finanzüberblick bekommen, also ihren Kontostand, Forderungen, Verbindlichkeiten sowie Aufwände und Erträge erfahren.
In der bisherigen Software wurde dazu für jede Abteilung eine weitere Datenbank geführt, in der fiktiv alle abteilungsbetreffenden Buchungen gedoppelt wurden und so Summen für die Abteilung ablesbar waren. Davon wollen wir natürlich weg.
Für die Erfolgskonten ist eine Unterscheidung leicht über die Kostenstellen umsetzbar (eine Kostenstelle je Abteilung). Wie lässt sich das für die Bestandskonten umsetzen?
In der Bilanz bietet Campai die Möglichkeit nach Kostenstelle zu filtern, was aber für mich keinen Sinn ergibt, da man Bestandskonten nicht mit Kostenstelle buchen kann.
Das Anlegen von extra Bestandskonten für jede Abteilung (also jeweils für Bankkonto, Verbindlichkeiten und Forderungen) wäre vielleicht ein Ausweg? Diese zusätzlichen Bestandskonten wären aber trotzdem nicht filterbar. Jede Abteilung müsste dann aus der Gesamtübersicht ihre betreffenden Daten zusammensuchen.
Wie löst ihr dieses Problem?
Hallo Mirko,
darf ich das mit meinen Worten wiedergeben, was ich verstanden habe: Die Auflistung von Ein- und Ausgaben lassen sich über die Kostenstellen abbilden. Damit bist du zufrieden und das klappt auch. Das Wort Bestandskonten ist für mich noch nicht klar, was du damit meinst. Ich verstehe es so, dass du gerne jedes Konto anbinden willst, um den aktuellen Kontostand einzusehen. Wäre das richtig?
Danke für die Rückmeldung. Nicht ganz...
Unser Gesamtverein hat nur ein Bankkonto und dazu eine Buchführung für den Gesamtverein. Jede Abteilung möchte jedoch zusätzlich gerne ihren Anteil an den gesamten Einnahmen und Ausgaben, dem Geld auf dem Bankkonto, sowie offenen Forderungen und Verpflichtungen kennen. Dazu wurde bisher für jede Abteilung eine zweite Buchhaltung geführt, in der alle abteilungsspezifischen Buchungen noch einmal durchgeführt wurden (also doppelt). Ich finde diese Lösung aufwendig und unpraktisch. Dazu müsste man dann bei Campai für jede Abteilung eine weitere Datenbank bzw. einen "Verein" anlegen (und natürlich bezahlen).
Mit Bestandskonten meine ich die Aktiv- und Passivkonten aus dem Kontenplan bzw. der Bilanz. Sie geben ja das Vermögen des Vereins (Bankkonten, Barkasse, Kredite, Forderungen usw.) wieder. Für diese kann man im Gegensatz zu den Aufwands- und Ertragskonten keine Kostenstellen eingeben. Hier hätten wir aber auch gerne eine Aufgliederung bzw. Filtermöglichkeit nach Abteilung.
Im Optimalfall können unsere Abteilungsleiter in Campai dann mit wenigen Klicks eine Übersicht über Vermögen und Kontostand ihrer Abteilung erhalten.
Wir haben uns mit einer professionellen Buchhalterin aus einem Steuerbüro beraten. Generell bieten Buchhaltungsprogramme eigentlich die Möglichkeit auch Aktiv- und Passivkonten mit Kostenstelle zu buchen. Warum geht das bei uns nicht? Haben wir etwas übersehen/ falsch eingestellt? Oder wurde die Funktion vergessen einzubauen? In der Auswertung "Bilanz" bietet Campai ja die Möglichkeit nach Kostenstelle zu filtern. Dazu müsste ich aber auch die Aktiv- und Passivkonten der Bilanz mit Kostenstelle buchen können.
Die Funktion ist für uns als Mehrspartenverein sehr wichtig!
Hallo Mirko, danke und entschuldige die längere Antwortzeit von mir! In der Tat können aktuell die Aktiv und Passivkonten nicht mit Kostenstellen versehen werden. in der aktuellen Version Buchhaltung lag der Fokus auf die EüR, die von über 97 Prozent der Kunden genutzt wird. Durch die grundlegende Änderung der Funktionen mit dem SKR42 werden wir unsere Buchhaltung im Jahr 2024 umbauen. Ich werde deinen Wunsch gerne mitnehmen, sodass wir auch im Bilanzbereich in den Kostenstellen filtern können, damit du alle Bereiche updaten kannst. Danke für den Hinweis und ich hoffe, dass wir dann mit der neuen Buchhaltung dich ebenfalls glücklich machen können. Die Umsetzung und der Bau der neuen Buchhaltung ist natürlich kein kleines Unterfangen, aber eine Anpassung der bisherigen, wäre zwar möglich, doch die Arbeit nicht sinnvoll, vor dem Hintergrund, dass wir es neu erarbeiten. Ich würde mich freuen, wenn du deshalb noch in 2024 die Geduld aufbringst auf die neue Buchhaltung warten zu können.
Herzliche Grüße Matthias