Um z.B. einem öffentlichen Förderer oder dem Finanzamt die Buchhaltung des Vereins in Papierform übermitteln zu können, müssen neben den Saldenlisten auch die Kontenpläne übergeben werden. Nur auf diesen Auswertungen können z.B. alle Buchungen auf das Konto '2110 Mitgliedsbeiträge' nachvollzogen werden.
Meine Anfrage an den Support, wie solche Listen erstellt werden können, wurde mit dem Verweis auf das Buchungsjournal und den dort verfügbaren Excel-Export beantwortet.
In dem Excel sind in den Spalten F und G zwar Buchungskonto, Kostenstelle und evt. Split-Buchungen in einem Text verklausuliert, aber eine Auswertung über einen Filter oder eine Pivot-Tabelle um z.B. alle Buchungen auf das Konto 2110 zu saldieren, ist nicht möglich.
Damit ist es nicht möglich, einem Förderer einen Kontennachweis zu liefern.
Darüber hinaus kann es ja nicht sein, dass wir eine integrierte Vereinssoftware einsetzen und dann noch von Hand komplizierte Excel-Auswertungen machen müssen, um standard Buchhaltungsunterlagen zu bekommen.
Wie löst ihr diese Anforderung?
Wir stehen vor dem gleichen Problem! Eine Lösung wäre sehr wünschenswert.
Das heißt, wenn Beträge, Soll/Haben und Konten in separaten Spalten exportiert werden, wäre schon viel getan? Bei Splitbuchungen könnte das aber tricky werden.
Generell ist uns bewusst, dass unsere Buchhaltung zwar funktioniert, aber an vielen Ecken noch sehr umständlich und unpraktisch ist. Es wird auch unser nächstes großes Projekt sein, nach dem Kurs-/Events-Tool, Buchhaltung und Faktura nochmal zu überarbeiten. Wir werden auch schon vorher versuchen, ein paar der konkreten Probleme, die ihr habt anzugehen.
Hey Oliver,
folgendes wäre großartig:
- Die Summen- und Saldenliste in Excel exportieren können. Wichtig! Die Zahlen in der Excel nicht als Textwerte hinterlegen, sondern als Zahlen, mit denen wir weiter rechnen können.
- Den Inhalt der Summen- und Saldenliste direkt in Campai anzeigen lassen. Also ich gehe in die Summen und Salden, stell mir den Zeitraum ein und klick mir ein Konto an. Dann blättert mir Campai die im Konto verbuchten Zahlungen auf.
- Export eines Kontenblatts mit Kontensumme und Fußzeile, welche folgende Informationen enthält (Zeitraum, Konto, Signatur)
Meld dich gerne bei Fragen.
Liebe Grüße
Bileam
Hallo Bileam,
zu 1) Genau so und alle Daten in einer separaten Spalte. Bei Splitbuchungen mehrere Zeilen. Es sind ja auch mehrere Gegenkonten.
zu 2) Das ist für eine Anzeige und zum Kontrollieren der Buchungen ok. Solange die Ausgabe, z.B. als PDF, kein Seitenformat hat, nutzt das zur Weitergabe an Dritte, z.B. Fördermittelgeber, auch nichts. Außerdem müssten in diese Anzeigen/Auswertungen auch (optional) die Buchungen im Status „Entwurf“ mit eingebunden werden. Sonst macht dieser Status keinen Sinn.
Hallo Oliver,
bei allem Verständnis für Deine anhaltende Argumentation, es ist höchste Zeit, dass etwas passiert!
Und das ungeachtet der großen Pläne die die Geschäftsführung mit Campai hat!!!
Mein Gesprächsangebot steht noch.
Liebe Grüße, Wolfgang
Hallo zusammen,
Bitte der Reihe nach. Es passiert natürlich etwas Wolfgang, keine Sorge 😉
Also wir werden jetzt erstmal den Journal Export besser gestalten diese Woche und um Euer Feedback bitte.
Dann werden wir eine Saldenliste wie du unter (https://community.campai.com/community/buchhaltung/65df51c80679ae77e7efc0c7) geschrieben hast zum Export für PDF und Excel auch mit entsprechenden Kopf/Fußzeilen und vereinfachter Darstellung (+/- statt Haben/Soll) einbauen und um Euer Feedback bitten.
Wenn das passt können wir sehen welche Punkte dann noch offen sind und uns um diese entsprechend kümmern. Schritt für Schritt.
Wie Oliver schrieb, werden wir die Fibu und Faktura nochmal general überholen ab Q3 diesen Jahres aber zwischenzeitlich wollen wir natürlich dafür sorgen dass ihr damit sauber arbeiten könnt.
lg
Alex
Danke für die Rückmeldung und den Fahrplan Alex.
Ich bin gespannt und in freudiger Erwartung 🎶🎶🎶
Super Sache Alex, danke für das Entgegenkommen!
TipTop! DANKE!
Hallo zusammen,
Hier mal ein erster Wurf neuer Journal-Export, ist das besser?
lg
Alex
Hallo Alex,
Danke für die Demodateien zur Ansicht!
Die Excel sieht für mich sehr gut aus. Die Daten sind alle vom Typ Standard. Dadurch ist das Datenformat Excel überlassen und man kann sie von Hand auf Wunsch nachformatieren. Die Filter funktionieren in allen Spalten einwandfrei. Aus meiner Sicht fehlt noch die Spalte Kostenstelle.
Da es Zeilen ohne (Beleg)Nr. gibt, vermute/hoffe ich, dass auch Buchungen im Status "Entwurf" in der Liste enthalten sind?!
Die Darstellung von Splitbuchungen ist optimal. Allerdings frage ich mich, wie man eine Splitbuchung im Entwurf erkennt, wenn noch keine Belegnummer vergeben ist?
Der PDF-Export hat noch ein bisschen Potential 😃
- Überschrift: Buchungsjournal 2023 ist als solche ok.
- Berichtszeitraum: fehlt - Hier sollte angegeben sein auf welchen Zeitraum sich die Auswertung bezieht.
- Auswertungsbereich: Sollte bei der Listenerstellung ein Filter verwendet worden sein, wäre das hier anzugeben
- Vereinsname: Ich vermute das ist in dem Beispiel "test dennereeee".
Im Buchungsjournal ist das nicht ganz so wichtig, aber in den Saldenlisten und den Journals sollten die Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, Mail) der Organisation mit angegeben werden. Hier gefallen mir Layouts von Listen gut, in denen alle Metadaten in der Kopfzeile sind. Dann kann man sich ggf. die Fußzeile sparen und es ist Platz zum Lochen und Abheften. - Datum: Sollte Druckdatum heißen.
- Die ganze Liste ist sehr gedrängt. Der Zeilenumbruch im Feld Buchungstext macht das ganze sehr unruhig.
Verbesserungsvorschläge:
- Schriftgröße 10pt (Manche Programme verwenden sogar 8pt, gerade bei Saldenlisten...)
- Spaltenüberschriften kürzer (Gesamtbetrag → Betrag, Konto → Kto., Gegenkonto → GK
- Buchungen mehrzeilig darstellen. Gemeint ist Buchung und Gegenbuchungen untereinander. Dann hat auch der Buchungstext gut Platz. Die Spaltenüberschrift wäre dann "Kto. / GK". Bei Splitbuchungen entsteht dann nur eine Zeile von Buchung und Gegenbuchungen im Buchungsjournal.
- Was bringt die Spalte Verknüpfung an dieser Stelle? Könnte weg gelassen werden.
- Es muss nicht alles eine Schriftgröße sein. Die Metadaten in Kopf- und Fußzeile können gerne 8pt sein.
- Bei A4-Querformat sollte oben vom Papierrand bis zum Beginn der Tabelle genügend Platz sein, um den Ausdruck noch lochen und lesbar abheften zu können. - In dieser Liste hätte eine Spalte Kostenstelle, oder kurz KSt., einen eher informativen Charakter. Kann mir aber vorstellen, dass das für einige wichtig sein könnte.
Für die Dateiablage ist es immer eine riesen Hilfe, wenn die Dateinamen der Exporte einen Bezug zu deren Inhalt haben.
Z.B.: "Buchungsjournal 2023 vom 240305, 230203 bis 240115.PDF" oder "Buchungsjournal_2023_vom_240305_vom_230203_bis_240115.XLSX"
Das in Deinem Beispiel die Dateien für den gleichen Export unterschiedlich heißen, beschreibt vielleicht ganz gut, was ich meine.
LG, Wolfgang
Hallo zusammen,
Hier mal ein erster Wurf neuer Journal-Export, ist das besser?
lg
Alex
Hi Alex,
das sieht schon viel schöner aus, danke! Mir fehlen hier aber in beiden Formaten die UST Angaben, das wäre schon echt zwingend. Vielleicht wäre es hier auch möglich diese nach Steuerart(Vor/Umsatz) sowie %-Satz in getrennten Spalten auszuweisen. Damit wäre eine Prüfung deutlich leichter.
Verknüpfung war glaube ich der Verweis auf Auto-Buchungen von Rechnungen/Spenden etc?!? Im Online-GUI ist das natürlich schon praktisch wenn man hier per Link abspringen kann. Auf PDF und Excel bringt es jedoch keinen Vorteil?
Vielleicht wäre es auch möglich, die Schriftgröße für den PDF Export anpassbar zu machen, damit man etwas mehr auf ein Blatt bekommt.
Kostenstelle sollte bitte enthalten sein, danke.
Ansonsten schließe ich mich Wolfgang an, danke für dein ausführliches Feedback.
PS: so und nun noch eine ganz verrückte Idee: da man es wahrscheinlich kaum jemanden 100% perfekt recht machen kann mit der Informationsdarstellung. Das arbeitet doch im Hintergrund alles mit API-Queries? Könnte man hier langfristig vielleicht einen Weg beschreiten, dass man diese und andere Auswertungen in Darstellung, Feldanzeige etc. einfach nach Gusto selbst customizen kann? Z.B. bringt einem nicht UST-pflichtigen Verein die Steuerspalte rein gar nichts und nimmt eher Platz weg. Ist man jedoch UST-pflichtig geht es eigentlich nicht ohne. Gleiches gilt für KST usw.
Also so, dass man ein leere Designseite hat, so ähnlich wie bei den Formularen und Inhaltsvorlagen, oben ist ein Feldvorrat vorhanden und den kann man sich per Drag&Drop rein ziehen und im Layout jeweils anpassen (z.B. Schriftgröße / Farbe / farbliche Zell und Zeilenhervorhebung / white-grey Pattern usw usw).
Schöne Grüße
Patrick
Hallo Patrick,
Dein Feedback bzgl. UST bringt mich noch auf ein Detail zu meinem Vorschlag 😉
Zuerst aber noch eine Klarstellung aus meiner Sicht zu dem Thema: Im Buchungsjournal gibt es m.E. keinen Bezug zu einer Darstellung der UST. Was genau sollte da also dargestellt werden?
Was aber immer entsteht, wenn Du mit UST und VST buchen musst, ist eine Splitbuchung, da Du die Steuer und den Bruttobetrag auf verschiedene (Gegen)Konten buchen musst. Das wiederum schließt den Kreis zu meinem Vorschlag Buchung und Gegenbuchung zweizeilig darzustellen.
Von daher ändere ich meinen Vorschlag auf mehrzeilig. Dann können zu der Buchung beliebig viele Gegenbuchungen erzeugt werden, die dann alle in einer Buchungszeile des Journals dargestellt werden. Dann siehst Du auch, dass von Deinen 119€ Einnahmen auf dem Bankkonto 100€ auf ein Sachkonto und 19€ auf das UST-Konto gebucht wurden.
Deine Interpretation der Spalte Verknüpfung sehe ich auch so.
Die Idee ein GUI auf den Listengenerator zu setzen traue ich mich nicht zu fordern. Aus meiner Erfahrung ist das so mega aufwendig, dass diese Funktion eh nur von Nerds genutzt wird. Sinnvoller ist ein kluges Management von Vorlagen und Datencontainern. Das funktioniert dann ähnlich wie das, was wir aus dem Modul Kommunikation mit den Inhaltsvorlagen von campai kennen.
Ich vermute, dass diese Idee aber auch im Haus bei den Entwicklern schon bekannt ist und es an der Entwicklungshistorie liegt, dass im Produkt verschiedene Technologien eingesetzt werden...
LG, Wolfgang
Hallo zusammen,
Das ist viel Feedback, lieben Dank dafür. Gebt mir ein paar Tage das zu sondieren und umzusetzen.
In der Zwischenzeit arbeiten wir parallel an der Saldenliste, folgt dann hier.
@Patrick -- Die Steuer ist ja drin, die ist als einzelne Buchung enthalten und im Buchungstext postfixen wir das immer mit dem Steuerschlüssel z.B. VSt19 oder Ust19
Zum Thema anpassbar nochmal mein Hinweis → der Plan ist es, das Fibu und Faktura Modul ab Q2/3 komplett neu zu schreiben und dort dann wirklich alle Wünsche zu berücksichtigen. Campai ist mit der Zeit gewachsen und wir revisionieren immer wieder einen Teil davon um besser zu werden. Jetzt ist mein Ziel, euch erstmal ein System zu geben dass soweit erstmal die notwendigen Anforderungen erfüllt.
lg
Alex
Hallo Wolfgang und Alex,
sorry - ja da habe ich nicht gründlich genug runter geschaut bzw, richtig, dass es dann als Splitbuchung ja angezeigt wird.
Ich bin mir noch nicht so ganz sicher wie du das mit der mehrzeiligen Buchungszeile in Excel meinst. PDF ist für mich verständlich aber in Excel kannst du dann ja nicht mehr aufsummieren? Hast du vielleicht ein Beispieldokument?
VG
Patrick
Hallo Patrick,
die Beispiel-XLS von Alex enthält Splitbuchungen. Sortiere die Daten mal nach der Spalte "Nr." und schau Dir z.B. die 12 an.
In Excel lässt sich das nicht anders umsetzen, da es kein normalisiertes Datenformat sein kann.
In der PDF von Axel sind das dann logischer Weise einzelne Buchungszeilen im Buchungsjournal. Mit meinem Vorschlag wäre dann zumindest in einer Listenausgabe alles gut lesbar. In Excel geht das nur über eine erneute Auswertung.
Da mich in Excel im Moment aber nur die Gegenkonten interessieren, um die in campai fehlenden Journale für den Kontendruck zu erzeugen, ist diese Redundanz ok für mich. Das bedeutet ich kann nur die Gegenkonten aufsummieren. Die Summe des Buchungskontos ist nicht möglich.
LG, Wolfgang
Hallo Zusammen,
könnte man das für Excel nicht so lösen, indem man bei Splitbuchungen die Spalte Gesamtbetrag in Excel als verbundene Zelle darstellt? Für Summenauswertungen würde es funktionieren siehe die Werte unten.
VG
Patrick
Hallo Patrick,
Interessanter Vorschlag, müssen wir uns ansehen ob wir das auf die Schnelle so umsetzen können.
lg
Alex
Hallo Alex,
wenn ihr auf eurem Webserver tatsächlich eine Excel-Bibliothek laufen habt, dann könnt ihr natürlich noch viel mehr tun, um uns das Arbeiten mit einem Excelexport zu erleichtern. Angefangen von Seitenlayouts bis hin zu Zellenformatierungen ist dann ja alles möglich 😉
LG, Wolfgang
Ja absolut aber wie gesagt das muss alles ins neue rein siehe anderer Thread 😃
Morgen kommt nochmal ne neue excel demo, wenn die passt machen wir die pdf noch fit.
lg
Alex
Hallo zusammen,
Wie versprochen hier die neuen Demo Dateien, habe versucht eure Wünsche einzuarbeiten. Perfekt geht nicht auf die kurze Zeit wie gesagt im Neuen sind wir dann flexibler.
Zeilen verbinden haben wir auch hinbekommen 😃
Hallo Alex,
vielen Dank für den erneuten Anlauf und Dein Bestreben, eine für Dich machbare und für uns Anwender brauchbare Lösung zu finden!
Sehr gerne würde ich Dir Rückmeldungen geben, die ich öffentlich hier nicht schreiben werde.
Grundsätzlich ist das, was Patrick sich wünscht und Du versucht hast umzusetzen, aus meiner Sicht nicht machbar, nicht erforderlich und Datentechnisch falsch. Bildet man in der neuen XLS die Summe von Gesamtbetrag, stimmt diese nicht mit dem Saldo von Soll und Haben überein. Über Pivot lässt sich das Konstrukt auch nicht auswerten, da dort verbundene Zellen als zwei separate behandelt werden.
Mir wäre die alte Version lieber. Jeder muss ohnehin seine eigene Auswertung aus den Daten machen.
Die PDF ist für das, was ein Buchungsjournal leisten muss aus meiner Sicht ok. Viel Wichtiger sind die Saldenlisten und Kontenjournale.
Trotzdem schlage ich noch einmal vor, die Spaltenüberschriften dort abzukürzen, die diese breiter ist, als der Inhalt.
Was mir jetzt auch extrem auffällt: Zahlenwerte bitte rechtsbündig ausgeben, dann lassen sich die Beträge leichter lesen.
Hier ein Beispiel aus einem anderen Programm, wie dort Splitbuchungen dargestellt werden:
Die Daten stammen aus dem Konto 940, also der Bank.
Noch eine Anmerkung zu den Dateinamen:
Mein Vorschlag hatte für das Datum bewusst das Format JJMMTT, da die Sortierung im Dateisystem alphabetisch ist. Wenn ich jeden Monat eine Datei erzeuge, sollen die ja auch chronologisch sortiert werden. Naja, und der Aufbau der Dateinamen sollte natürlich immer gleich sein: [Name der Liste]-[Druckdatum (JJMMTT)]-von-[Von-Datum (JJMMTT)]-bis-[Bis-Datum (JJMMTT)]
Gerne stehe ich für Rückfragen auch telefonisch zur Verfügung.
LG, Wolfgang
Hi,
Ok dann machen wir die verbundenen Zellen wieder weg, passen das PDF noch an, den Dateinamen und releasen dann erst mal Anfang nächster Woche danach können wir uns den anderen Themen widmen.
Was meinst du mit Rückmeldungen die du öffentlich nicht schreiben wirst? Du kannst mich gerne unter alexander.adam'at'campai.com kontaktieren wenn du magst 😃
lg
Alex
Hallo Wolfgang,
bitte langsam, wir befinden uns hier in einem Community-Bereich der zum diskutieren vorhanden ist. Zunächst einmal habe ich nicht den Wunsch geäußert dass das so sein MUSS sondern einen ersten Vorschlag unterbreitet wie eine Lösung dieses Problems aussehen KÖNNTE. Dann habe ich mir mal siehe angehängten Screenshot die Mühe gemacht und die Buchung Nummer 12 aus Alex' Beispiel im Gesamtbetrag mit den Zellen verbundenen und dann eine Pivottabelle mit Filter auf genau diese Buchung erstellt. Wie man erkennen kann stimmen die Werte aus Gesamtbetrag und Soll und Haben überein. Gerne möchte ich (und vielleicht auch andere Interessierte) verstehen wie du zu deiner Aussage kommst. Es kann ja durchaus sein, dass ich eine Dimension nicht betrachtet habe oder schlicht übersehen habe wie es mir oben beim ersten Vorschlag von Alex passiert ist. Das ist doch aber kein Beinbruch oder? Und ich bin auch nicht beleidigt wenn eine Idee von mir argumentativ widerlegt wird 😃 Daher lade ich dich herzlich ein, deine nichtöffentlichen Vorschläge gerne hier zu posten und in eine fachliche Diskussion zu gehen. Am Ende wollen wir doch alle eine gute Lösung, die uns Zeit spart und GODB konform ist,
In diesem Sinne wünsche ich einen geruhsamen Start ins Wochenende!
Schöne Grüße
Patrick
Hallo Patrik,
Danke für Deine offenen Worte und die Anmerkungen.
Du kannst versichert sein, dass ich den demokratischen Prozess der Produktentwicklung, den campai hier geht, nicht untergrabe. Meine Anliegen an die Geschäftsführung sind persönlicher Natur. Weder gebe ich Inhalte noch ein Tempo vor. Ich sehe uns hier auf Augenhöhe.
Sollte ich Dir mit der Art des Zitats Deiner Vorschläge zu Nahe getreten sein, bitte ich das zu Entschuldigen.
Damit wir über das Gleiche sprechen, habe ich die XLS von Alex mit Summen und Salden und einer Pivotauswertung ergänzt und hier angehängt.
Meine Aussagen beziehen sich auf diese Ergebnisse.
Ich programmiere seit 30 Jahren mit Excel. Mir ist bekannt, dass Excel verbundene Zellen in den Funktionen nicht einfach so auswerten kann. Dafür wurde die Funktion zum Benamen von Zellen eingeführt. Warum die Summen und Salden in der Excel von Axel mit den Standardfunktionen jetzt gerade so gebildet werden, kann ich leider auch nicht erklären. Abgesehen davon, ist eine solche Lösung technisch nicht sauber. Das bedeutet nicht, dass man das nicht so machen kann. zumindest für mich ist das als Anwender aber nicht zielführend.
Da es Programme gibt, die das Thema Buchungsjournal, Saldenlisten und Journale im Sinne der GoBD und den Excel-Export fachgerecht korrekt abbilden, ist es aber auch ein stückweit müßig diese Standardfunktionen neu zu erfinden. Daher meine Erwartungshaltung an campai ... und die Community hier 😉
Ich wünsche Dir und allen Mitstreitenden hier ebenfalls ein sonniges und erholsames Wochenende 🍀
Wolfgang
Hallo Wolfgang,
schon gut, Schwamm drüber. Konzentrieren wir uns lieber wieder auf die Sachebene:
Interessant ist, dass in deiner Beispieldatei tatsächlich der Zellwert der verbundenen Zelle mehrfach gezählt wird, wobei das in meiner nicht der Fall ist. Ich habe jetzt auf die schnelle keinen Unterschied in der Formatierung feststellen können. Beim Drücken auf den Button "verbinden und zentrieren" wird man gefragt / darauf hingewiesen das nur der links oberste Zellwert für alle verbundenen Zellen gelten soll, dies kann man bestätigen. Vielleicht hast du hier eine andere Auswahl getroffen oder die Zellen auf einem anderen Weg verbunden?
Der Saldo des Gesamtbetrags stimmt mir unabhängig davon aber trotzdem auch nicht, mag vielleicht daran liegen dass das der Rest einfach "krumme" Beispieldaten sind. Mit der Einstellung siehe oben ist die Summe der Einzelbuchung aber sowohl in unbearbeiteter als auch in Pivotform korrekt dargestellt.
Schöne Grüße
Patrick
Hallo Patrick,
und genau diese Ungereimtheiten sind es, warum das keine Lösung ist. Wenn nicht auf Knopfdruck das raus kommt, was man gleich verwenden kann, taugt es nichts. Ich will mit einer integrierten Lösung doch Zeit sparen und nicht meine Excel-Skills testen 😉
Und vielleicht noch eine Ebene:
Excel-Exports dienen zur externen Weiterverarbeitung. Da ist für mich der korrekte Inhalt der Daten maßgeblich. Ob und wie das formatiert ist, ist mir egal.
Anders bei einem PDF. Dass "ersetzt" das Papier. Hier ist die Formatierung und die Aussage der Darstellung das Maß der Dinge.
Und wie gesagt, wenn dass nicht den Anforderungen entspricht, für die der Ausdruck gedacht ist, nutzt er mir nichts, weil ich dann ja wieder Hand anlegen und Zeit investieren muss.
LG, Wolfgang