Fortlaufende Buchungsnummer entspricht nicht der Sortierung nach Datum  #566

Buchungsnummern werden nach der Reihenfolge der Erstellung der Buchung zugewiesen. Bei Entwürfen zählt auch die Reihenfolge, wie die Entwürfe erstellt wurden.

Hallo Oliver,
im realen Leben wird die Buchungsnummer benötigt, um für die Kassenprüfung im Verein den Kassenprüfern eine einfache Prüfung der physikalischen Belege zu den Kontoauszügen und dem Buchungsjournal zu ermöglichen. Die chronologische Sortierung anhand der Kontoauszüge nehme ich als Standard in der Buchhaltung wahr.
In anderen Buchhaltungsprogrammen ist die Belegnummer daher eine gleichwertige Entität, wie z.B. der Buchungstext oder der Betrag. Das heißt, sie kann im Nachhinein angepasst werden. Änderungen werden in einer sogenannten GDPdU-Datei als Protokoll aller Buchungsbewegungen im Buchungsjournal dokumentiert. Bei einer Betriebsprüfung wird den Prüfern diese Datei vorgelegt, um eine ordnungsgemäße Buchführung gemäß den GoBD zu dokumentieren.
(Ein Blick in die DATEV-Welt ist ok, aber dort werden Regeln der Finanz- und Bankenwelt für Großkonzerne abgebildet. Die gesetzlichen Vorgaben für Vereine sind um ein Vielfaches geringer.)
Die Buchungsnummer anhand der Reihenfolge der Buchungen zu erzeugen, ist schon von daher nicht zielführend, da das Buchen mit Entwürfen ja genau dazu dient, dass es nicht möglich ist chronologisch zu buchen, da es in Campai verschiedener Prozesse bedarf, um Buchungen so zu erzeugen, wie es ein Verein für seine Prozesse benötigt (z.B. Transaktionen vom Bankkonto übernehmen, manuelle Buchungen auf Finanzkonten erstellen, Buchungen importieren, geteilte Arbeitsprozesse, Abteilungen ...).
Wenn die Buchungsnummern schon nicht editiert werden können, sollten sie dann zumindest doch analog zur chronologischen Sortierung der Buchungen im Status Entwurf generiert werden!
LG, Wolfgang

Hallo Wolfgang,

danke für deine detaillierte Ausführung und ich verstehe deine Argumentation. Wir werden uns das bei gegebener Zeit anschauen.

Frage meinerseits: Wenn ihr die Belege zur Buchung hochladet, sind die ja auch so zugeordnet. Kann man sich dann nicht eine Nummernbasierte Zuordnung sparen?

Lg

Oliver

Hallo Oliver,
hast Du schon mal eine Buchhaltung für Kassenprüfer eines ehrenamtlich verwalteten Vereins erstellt?
Da sind Menschen zu Gange, die zwar viel Verantwortung, aber meist noch weniger Wissen haben, wie wir das hier haben.
Meine Erfahrung ist, dass diese Prüfungen nur in den Papierunterlagen (Kontoauszügen, Belege, Buchungsjournal) gemacht werden. Die Software wird von den Verantwortlichen gebraucht, die eine ordentliche Buchführung erstellen müssen, die ggf. auch einer Prüfung durch das Finanzamt Stand halten muss. Das Hochladen von Belegen ist also nur eine Erleichterung für diese Personengruppe. In dem Verein, den ich aktuell mit Campai betreue, möchte man das nur für Buchungen von Anlagegütern machen, um einen schnellen Zugriff auf die Originalbelege zu haben, wenn es um Wartung oder Ersatzbeschaffung geht. (Daher auch der Wunsch, dieses Hochladen nachträglich machen zu können...)
Aus diesem Grund ist m.E. die Protokolldatei für Buchungen und deren Änderung sinnvoller als all die Restriktionen, die ihr in Campai eingebaut habt. Uns alle interessiert nur, am Ende des Tages mit möglichst wenig Zeitaufwand alle Prozesse im Verein ordentlich abbilden zu können. Das der Weg dorthin über interne Protokolle der Programme dokumentiert wird, ist super sinnvoll, aber die Arbeit mit der Oberfläche muss flexibel sein!
Im Moment ist es sehr grenzwertig zu entscheiden, ob es sinnvoll ist, eine integrierte Vereinssoftware einzusetzen, die zwar viel, aber nichts wirklich richtig kann, oder weiter mit einer Hand voll Insellösungen an Fachprogrammen zu arbeiten, die aber i.d.R. für Vereine "zu professionell" sind.
LG, Wolfgang

Ich selber benutze campai in meinem Verein und da waren die Kassenprüfer heilfroh, dass sie eigentlich nur in campai rein schauen mussten und da eine tip top Buchhaltung inkl. Belege und Auswertungen vorfinden. Aber verstehe schon, dass die Abläufe überall anders sind und ja, unser Buchhaltungstool hat noch gut Luft nach oben und spätestens nach dem Kurs-Tool werden wir uns genau dem annehmen. Das steht schon länger auf unserer Agenda. Aber wir müssen leider, ob begrenzter Ressourcen, den Spagat schaffen, zwischen vorhandenen Funktionen verbessern und neue Funktionen hinzufügen. Besonders wenn die neuen Funktionen hoch nachgefragt sind und uns potenziell viele neue Kunden bringen. Dann können wir auch unsere Ressourcen ausbauen. Wir geben jedenfalls unser Bestes diesen Spagat zu schaffen.

Liebe Grüße

Oliver

@Wolfgang:
Vielen Dank für deine vielen wichtigen und fachlich fundierten Beiträge! Ich selber bin kein Buchhaltungsprofi, aber versuche unsere Vereinsverwaltung auf den neuesten Stand zu bringen und dabei auch die antiquierte papierbasierte Buchhaltung (Steuerberater alten Schlages; Bilanzierung; etc.) auf ein schlankes System mit EÜR zu wechseln. Fast alle von dir hier im Forum angeführten Probleme und Lücken sind mir auch bereits aufgestossen, aber ich kann sie nicht wie du in dieser qualifizierten Form zusammenfassen und auch bereits mit möglichen Lösungsansätzen darstellen. Ich hoffe, dass deine Beiträge dem Campai Team und damit der gesamten User Community helfen können die Buchhaltungsaspekte im System besser abzubilden.

@Oliver
Besten Dank an dich und das gesamte Team → Ich hatte in den letzten Monaten viele Situationen in denen ich durch Fehler und fehlende Funktionen in Campai echt frustriert war. Aber echte Probleme wurden immer kurzfristig adressiert und andere Themen wurden dann im Laufe der Zeit mit den verschiedenen Updates adressiert!
Ich kann euer Problem bzgl. der begrenzten Ressourcen nachvollziehen, aber ich kann Wolfgang nur voll zustimmen, wenn er sagt: "... ob es sinnvoll ist, eine integrierte Vereinssoftware einzusetzen, die zwar viel, aber nichts wirklich richtig kann, oder weiter mit einer Hand voll Insellösungen an Fachprogrammen zu arbeiten...". Ich persönlich finde, dass das Thema Buchhaltung in Campai noch sehr lückenhaft abgebildet ist. Ich freue mich auch auf ein neues Kurs-Modul, kann aber auch noch eine Weile ohne ein solches leben. Eine solide (vollständige und fehlerfreie) Implementation der Grundfunktionen ist für mich wichtiger als der Vereinskalender, Dateiverwaltung, Kurs-Tool, mobile Apps, etc., etc.
Ich wünsche euch von Herzen, dass der von dir beschriebene Spagat gelingen wird.

Liebe Grüße
- Thomas -

Hallo Wolfgang,

Lass mich das Problem noch einmal zusammenfassen bitte korrigieren falls falsch:

1.) Du möchtest, solange im Entwurf, die Buchungsnummer selbst festlegen? (Wie stellt man dann sicher dass alle Nummern immer fortlaufend sind wie gefordert?)
2.) Die Buchungsnummern sollen beim Übertragen der Entwurfsbuchungen anhand des Beleg-Datums und nicht nach Datum Erstellung verteilt werden?

Punkt 2 wäre realisierbar in meinen Augen, Punkt 1 klingt problematisch erstmal.

lg
Alex

Hallo Thomas,

Darf ich fragen welche groben Situationen und Fehler und fehlende Funktionen du in den letzten Monaten hattest mit campai?

Ja natürlich die einen wollen ein perfektes Datev 2.0, andere wollen ein perfektes Kursverwaltungstool, beides extrem komplexe Themen, beides muss befriedigt werden. Natürlich verstehen wir jede Seite und natürlich springen wir immer von der einen zur anderen um natürlich immer nachzubessern 😃

lg
Alex

Hallo Alex,

Danke für die konkrete Nachfrage!

zu 1) Hier ist vom Anwender abzuwägen, ob er sich selbst um diese Reihenfolge kümmert, oder sich auf einen Algorithmus verlassen möchte. Bei einem anderen Verein, den ich betreue, vergibt der Kassenwart manuell die Belegnummer nach dem Muster [Jahr, Zweistellig][Auszugsnummer, Zweistellig][Auszug-Blattnummer, Einstellig]-[Fortlaufende Belegnummer, Dreistellig]. Das Programm nimmt die zuletzt generierte Nummer, zählt eins hoch und die Nummer steht dann als Vorschlag in der neuen Buchung.
Klar, vor dem endgültigen Buchen muss der Anwender das durch eine entsprechende Kontrolle (z.B Sortierung nach Belegnummer) sicherstellen.

zu 2) Die Belegnummer in Campai anhand der chronologischen Buchungen im Status Entwurf zu generieren, ist auf jeden Fall wesentlich zielführender, als es jetzt gelöst ist! (Das freie Editieren muss gar nicht im Vordergrund stehen.) In den Entwürfen kann ich ja so lange alles mögliche verändern, bis meine Buchung so aussieht, wie ich sie haben möchte. Und ich kann z.B. den Monat über beliebige Dinge buchen, um dann z.B. nur die Buchungen des vergangenen Monats zu buchen.


Darf ich zu Deiner Frage an Thomas auch antworten? 😉
Das Projekt Umstellung der Vereinsverwaltung von Linear auch Campai bei RadaR habe ich zusammen mit dem Verein im November 23 gestartet, nachdem wir uns aus mehreren Programmen für Campai entschieden hatten.
Das größte Hindernis bei der Umstellung war die mangelhafte Dokumentation, in der die vorhandenen Funktionen meist unvollständig und nicht auf dem Stand der aktuellen Version ist. Was komplett fehlt, ist die Beschreibung von Prozessschritten. So tastet man sich beim importieren von Daten, Anlegen von Beiträgen und dem Buchen von Bankkonten und Belegen von Mausklick zu Mausklick, ohne zu wissen, was als nächstes passiert bzw. ob das was passiert, dem entsprechen wird, was man sich vorgestellt hat.
Gerne hätten wir inzwischen auch die Themen App, Formulare und Mitglieder-Selbstservice angefangen. Die Beiträge im Feedback und die ersten Versuche lassen uns aber vermuten, dass das eine große Baustelle ist. Und solange Mitgliederverwaltung und Buchhaltung nicht 100% funktionieren, wollen wir keine neuen Baustellen anfangen.

Sonnige Grüße aus Darmstadt,
Wolfgang

Hallo Wolfgang,

Ok Punkt 2) werden wir die Woche umsetzen damit die Buchhungsnummern stimmen wenn man mehrere Entwürfe bucht.

Ok danke für das Feedback. Leider entwickeln wir schneller (siehe auch Changelog) wie sich die Dokumentation entwickeln kann. Das liegt daran dass campai inzwischen soviel kann dass die Komplexität entsprechend hoch ist.

Neben dem Kurstool haben wir dieses Jahr auch ein Projekt gestartet, dass genau diese Punkte auffasst und viele Dinge vereinfachen und "selbsterklärender" machen soll um entsprechend die Komplexität wieder etwas aus dem System heraus zu nehmen.

Die App und die Formulare laufen eigentlich super und sind stark im Einsatz, welche Feedback-Tickets schrecken dich konkret ab? Natürlich will man immer mehr haben aber beide Themen laufen auch bei großen Clubs ohne Beanstandungen 😃

lg
Alex

Hallo Alex,

Danke für deine Rückmeldungen. Bzgl. deiner Frage zu meinen Problemen und Fragen: Ich würde die nicht unbedingt als "grobe Situationen und Fehler" beschreiben, aber es gab gefühlt einfach zu viele davon....

Kurz zu meiner Situation: Ich unterstütze seit Januar letzten Jahres unseren Teamvorstand (und bin seit April selbst Mitglied des Teamvorstands). Die bisherige Mitgliederverwaltung und Buchhaltung war in der aktuellen Form nicht mehr tragbar, denn sie verursachte durch die Papierdokumentation und manuellen Abläufe viel zu viel Arbeit, die dann auch noch immer vor Ort am Windows basierten Desktop-System abgeleistet werden musste. Ich habe dann als damaliger Laie zum Thema Vereinsarbeit von fast allen am Markt verfügbaren Programmen für Vereinsmanagement eine Testversion installiert. Ich habe nur Anbieter berücksichtigt, die eine betriebssystemunabhängige Cloudlösung angeboten haben. Und da hat Campai dann für mich auf Basis des Konzeptes und der Integration der verschiedenen Funktionen die Nase vorn gehabt. Ich musste intern gegen einige Widerstände kämpfen, da unser Bundesverband zum gleichen Zeitpunkt einen anderen Anbieter empfohlen und dieser dann Rabatte angeboten hat.
Ich will jetzt hier gar nicht alle Probleme aufführen (kann ich aber gerne nachholen, wenn es hilfreich ist), aber unterm Strich war ich nach den ersten 2-3 Monaten Arbeit mit Campai mehrfach an dem Punkt, wo ich ernsthaft überlegt habe, die bis dahin investierte Arbeit zu verwerfen und auf ein anderes System umzusteigen, da ich nicht das Gefühl hatte mit einem soliden, stabilen und sicherem System zu arbeiten: - man muss sich Schritt für Schritt an das System herantasten, da es keinerlei aktuelle Dokumentation gibt. Vieles ist intuitiv, andere Details erfordern eigentlich eine Erklärung. Abläufe muss man sich im Laufe der Zeit selbst erarbeiten. Ich halte es für die (typischen?) ehrenamtlichen Mitarbeiter in Vereinen mit limitiertem IT Vorwissen für extrem schwierig sich hier einzuarbeiten - selbstverständliche Funktionalität war nicht vorhanden (beim Import von Transaktionen ins Buchhaltungsjournal konnte man die Kostenstellen nicht mit importieren) - normale alltägliche Geschäftssituationen sind nicht abgebildet (man kann Rechnungen, zu denen bereits Teilzahlungen verbucht wurden, nicht ausbuchen/als erledigt markieren) - Kollegen, die sich mit dem System vertraut machen wollten, machten auf verschiedene Rechtschreibfehler aufmerksam. Kein Beinbruch und nicht relevant bei der Arbeit mit Campai, hat aber bei den Kollegen einen „Eindruck“ hinterlassen (auch weil sich einige Tippfehler dauerhaft halten) - Dinge, die mal konfiguriert waren und gut liefen, funktionieren auf einmal nicht mehr (z.B. Anreden in Rechnungen bisher 2-mal) - kritische Änderungen werden implementiert, ohne dass es dazu eine Ankündigung gibt. Die letzte Änderung z.B. in der Handhabung der Abwicklung von Lastschriften und den zugehörigen Rechnungen und Transaktionen der Bank hätte zusätzlich auch eine minimale Dokumentation der notwendigen Änderungen im Ablauf benötigt. - ich bezahle zur Zeit lieber 30 € pro Monat in unserem Abo zusätzlich für einen zweiten „Test“-Verein, in dem ich dann nicht oder unvollständig dokumentierte Abläufe testen kann, bevor ich mir selbst Probleme im Datenbestand unseres richtigen Vereins erzeuge, weil ich etwas nicht richtig durchschaut oder erahnt habe. - das Thema Datensicherung liegt mir immer noch im Magen. Bei anderen Anwendungen kann ich jederzeit eine Datensicherung zu einem bestimmten Zeitpunkt erzeugen. Dann arbeite ich weiter und wenn ich bei größeren Aktionen dann Datenmüll erzeugt habe, kann ich im schlimmsten Fall einfach auf den Stand der letzten Datensicherung zurückgehen. Bei meinem Austausch mit dem Support zu diesen Fragen habe ich nur Hinweise darauf erhalten, dass ich ja grundsätzlich alle Daten exportieren kann. Ich habe noch nicht so richtig verstanden, wie ich in einer kritischen Situation wieder an einen älteren, genau definierten Datenbestand komme. So, jetzt ist Schluss mit dem ganzen Mimimi… 😃 Ich wollte mich ja jetzt hier nicht ausheulen, kann aber gerne bei Bedarf weitere Details zur Verfügung stellen.

Ich habe für unseren Verein entschieden, mit Campai weiterzuarbeiten, da aus meiner Sicht hier die Aussichten auf ein wirklich gutes Vereinsverwaltungssystem für die Zukunft am besten sind. Beim Balanceakt zur Entscheidung, wo man kritische Entwicklungsressourcen einsetzt, bin ich vorbelastet. Ich habe vor Jahren mit meinem Team eine Warenwirtschafts-Applikation für mittelständische Betriebe entwickelt. Meine Kollegen aus dem Bereich Unternehmensberatung haben sehr erfolgreich neue Kunden angeworben und der Druck neue Funktionalitäten zu implementieren wurde schnell sehr hoch. Wir sind über einen längeren Zeitraum echt ins Schlingern geraten und erst durch meine Entscheidung alle Neuentwicklungen zu stoppen und die „Basis zu fixen“ konnten wir die Situation wieder stabilisieren. Aber das heißt nicht, dass ich mir hier wirklich über den Status von Campai ein Urteil erlauben könnte.

Wenn es Möglichkeiten gibt, wie ich das Campai Team effektiv bei der weiteren Entwicklung bzw. Verbesserung der Applikation & Dokumentation unterstützen kann, dann lasst es mich wissen. Ich werde gerne dazu im Rahmen meiner Möglichkeiten beitragen, denn es kommt letztendlich uns als Anwender zugute.

Beste Grüße von der stürmischen Nordseeküste,

-Thomas-

Hallo Thomas,

jetzt danke ich Dir für Deine ausführliche Darlegung Deiner Erfahrungen bei der Einführung von Campai. Das ist kein Mimimi, sondern einfach die Beschreibung einer User-Expirience, die ich nur bestärigen kann. Es sind die vielen kleinen Stolpersteine und die Intransparenz der Funktionen.

Einen zweiten Vereinsaccount zum Test zu betreiben, sollte zum Nachdenken anregen.

@Alex: Die Kosten könntet ihr doch eigentlich erstatten. Oder?

Ich ich würde sehr gerne eine VK mit uns Dreien vereinbaren, um den guten Willen, den Thomas und ich dem Produkt entgegenbringen mit dem Team zu teilen.

Meine Mailadresse: info@wolfgangscharf.de.

Nächtliche Grüße,

Wolfgang

Leider entwickeln wir schneller (siehe auch Changelog) wie sich die Dokumentation entwickeln kann. Das liegt daran dass campai inzwischen soviel kann dass die Komplexität entsprechend hoch ist.

… genau das ist der Prozess, den Thomas und ich meinen Alex. Die Dokumentation ist essentieller Bestandteil der Software. Damit ist die Interne ebenso gemeint, wie die für den Anwender.

Wenn das fehlt, fehlt i.d.R. auch das Thema Regressionstests.

Das von Dir als Spagat beschriebene Problem lässt sich am Ende nur mit Ressourcen oder Prioritäten lösen. Mein Angebot steht 🤗

Hallo Thomas & Wolfgang,

Danke erstmal für das Feedback! Ich melde mich Ende der Woche zurück, bin die nächsten Tage etwas Land unter.

@Wolfgang was meinst du mit "VK mit uns dreien"?

lg
Alex

@Wolfgang was meinst du mit "VK mit uns dreien"?

Hallo Alex, ich meine eine Videokonferenz.

Bekomme ich bitte eine Rückmeldung, wenn das Erzeugen der Belegnummer chronologisch nach Belegdatum erfolgt ist?

LG, Wolfgang

Ah verstehe, ja können wir gerne mal machen jetzt bin ich allerdings erst einmal etwas im Urlaub nach 2 Jahren ohne also nicht wundern wenn ich hier nicht schreibe 😉

Erzeugen der Belegnummern ist raus: https://community.campai.com/updates/post/65c3d02c64f22bd688e90127