Verknüpfung der Event Modul mit den Mitgliederdaten

Es wäre gut wenn Buchungen von Vereinsmitgliedern mit der Mitgliederverwaltung verknüpft würden, zB

• Zahlungsdaten, Adressdaten, Email, TelNr, sollten nicht bei jeder Buchung eingegeben werden müssen sondern die Daten aus dem Mitglied/Debitor sollten verwendet werden können.
• die Kommunikation zu der Buchung (zB Anmeldebestätigungen, Stornierungen, Rückfragen usw.) sollte auch bei dem Mitglied im CRM sichtbar sein
• Weitere Daten des Mitgliedes, zB Adresse, Email, Alter, Geschlecht, usw. sollten in der Buchungsbestätigung genutzt werden können

Es ist eigentlich schon verknüpft wenn du einen Mitgliedstarif auswählst. Was würde dir da noch fehlen?

Ja im neuen CRM werden wir die Buchungen auch beim Mitglied zeigen 😃

Ok du meinst also alle Felder vom Mitglied in der Buchungsbestätigung zur Verfügung stellen?

Hallo Alexander,

ich beschreibe mal unsere Situation, denn wir haben auch diese Anforderung. Vielleicht sind manche Dinge im Ablauf in Ansgars Arbeitsumgebung ja ähnlich:

Bei uns werden die Kurse mit den Teilnehmern durch mich abgerechnet. Bei der Arbeit mit dem bisherigen System läuft es folgendermaßen ab: Ich erhalte die Teilnehmerlisten von den Kursteilnehmern und dann erstelle ich für die Teilnehmer die Rechnungen. Wir haben ca. 90% Mitglieder die teilnehmen, ca. 10% sogenannte Gäste (die wir als Kontakte gespeichert haben), wobei Mitglieder weniger pro Kurs zahlen. Es handelt sich typischerweise um 10er Kurse. Sowohl unsere Kursleiter als auch unsere Teilnehmer sind nicht durchgehend fit, was die Abwicklung von Online-Buchungen angeht. Wir arbeiten darauf hin, können aber eine sofortige Umstellung nicht erzwingen. Daher werde ich auch weiterhin für den Großteil der Kurse und Kurteilnehmer die Buchungen bzw. Teilnahmen erfassen müssen. Bei der Erfassung der Teilnehmer erzeugt es einen großen Arbeitsaufwand, wenn ich die relevanten Daten (Name, Telefon, Email, IBAN) immer wieder manuell neu erfassen muss und nicht einfach ein Mitglied oder einen Kontakt oder einen Debitor auswählen kann, bei dem all diese Daten bereits gespeichert sind. Wir haben von einem Kurs zum nächsten weniger als 10% Veränderungen bei den Teilnehmern. D.h. ich würde für den Folgekurs auch wieder die gleichen Daten erneut manuell erfassen müssen. Das ergibt für uns im Moment noch keinen akzeptablen Arbeitslauf bei der Nutzung des neuen Moduls.

Liebe Grüße
Thomas

Aaah jetzt verstehe ich. Ja online wäre schon der Weg. Aber es würde Dir quasi helfen wenn du eine Buchung anlegen kannst aber einfach einen Kontakt oder Mitglied auswählen könntest (oder gleich mehrere?) und er übernimmt dann alles? Sollte er dann auch die präferierte Zahlungsmethode übernehmen?

Hallo Alexander,

ja, es wäre gut die Möglichkeit zu haben einen bzw. mehrere Einträge aus den Mitgliedern/Kontakten bzw. Debitoren auswählen zu können, wenn ich eine Buchung anlege. Und ja, die Zahlungsmethode sollte auch übernommen werden (und dann evtl. auch überschrieben werden können).

Für mich ist das Thema so wichtig, da ein Problem, das für uns mit Einführung des neuen Finanzmoduls aufkam noch nicht abschließend gelöst wurde:
Im alten System haben ich bis Ende letzten Jahres bei den Mitgliedern und Kontakten, die an einem Kurs teilnehmen, ein entsprechendes Tag mit der Kursnummer hinterlegt. Wenn dann ein neuer 10er Kurs gestartet ist, konnte ich einfach nach diesem Tag filtern und dann für alle Kontakte bzw. Mitglieder, bei denen der Tag hinterlegt war, eine Rechnung erstellen. Also max. 2 Arbeitsschritte: eine Rechnung für alle teilnehmenden Mitglieder, eine Rechnung für alle teilnehmen Kontakte.
Mit der Einführung des neuen Finanzmoduls ist diese Möglichkeit weggefallen, da ich bei Debitoren keine Tags hinterlegen, dann danach filtern und eine Rechnung direkt für mehrere Debitoren erzeugen kann.
Habe dann den Tip bekommen, dass ich über die Zuordnung von Beiträgen aus dem Mitgliedermodul immer noch eine Rechnung direkt für mehrere Mitglieder erzeugen kann. Tja, aber das funktioniert dann nicht für Kontakte... Weiterer Tip: mit Veriträgen geht es für Mitglieder und Kontakte. So arbeite ich jetzt seit 6 Monaten... bis dann vor ein paar Wochen die Möglichkeit der Erstellung von Rechnungen für Beiträge und Verträge für Kontakte deaktiviert wurde. Nachdem ich meine Situation erklärt habe, wurde uns diese Möglichkeit jetzt erst mal wieder freigeschaltet. Ich kann diese Einschränkung der Abrechnung von Beiträgen/Verträgen auf Mitglieder nachvollziehen und bin jetzt erst mal dankbar dafür wir erst mal wie vorher weiterarbeiten können.

Bei allen meinen Rückfragen zu dem Thema wurde immer auf das neue Kurs/Event-Modul als zukünftige Lösung für uns verwiesen. Aber mit der aktuellen Implementierung des Moduls können wir unseren Ablauf (noch) nicht wieder ohne erhöhten manuellen Arbeitsaufwand abbilden.

Beste Grüße
- Thomas -

Hallo Thomas,

Ja das verstehe ich, das ist ärgerlich. Das Problem mit Rechnungen für Mitglieder/Kontakte wird mit dem neuen CRM Modul im Herbst dann wieder behoben. Wir mussten den Schritt gehen weil wir nur stück-für-stück die Module neu aufbauen können um den Betrieb zu gewährleisten.

Aber ich kann dir sagen dass die Synchronisierung von Kontakte und Mitgliedern mit dem Event Modul ganz oben auf der Liste steht also sicherlich in den nächsten Tagen angegangen wird.

Kein Problem Alexander, ich kann ja im Moment weiterhin mit der aktuellen Lösung arbeiten.

Ich warte dann mal ab, was es zukünftig an neuen Features geben wird...

Thomas

Es ist eigentlich schon verknüpft wenn du einen Mitgliedstarif auswählst. Was würde dir da noch fehlen?

Ja im neuen CRM werden wir die Buchungen auch beim Mitglied zeigen 😃

Ok du meinst also alle Felder vom Mitglied in der Buchungsbestätigung zur Verfügung stellen?

Hallo Alexander, bisher arbeiten wir so:

• Es gibt ein CAMPAI Formular für die Kursbuchung.
• Das Mitglied gibt seinen Namen, seine Mitgliedsnummer und den Workshop ein und bestätigt, dass alle anderen Daten bereits vorliegen und genutzt werden sollen. Nur externe Kontakte/Gäste erfassen alles neu (Adresse, Bankverbindung, usw.)
• Wir importieren die Kursbuchung entweder in den Mitgliederbereich (Update) oder als Kontakt (Neuanlage oder Update).
• Die Kurs-Bezeichnung, Datum, Preis usw. werden als individuelle Felder beim Import übertragen und in der Datenbank abgelegt
• Win Tag für den Kurs wird automatisch erzeugt um die Teilnehmer später wieder zu finden.
• Wir versenden eine Email mit der Buchungsbestätigung und allen relevanten Daten und erstellen im Debitor eine Rechnung mit dem Produkt.

Vorteil:

1. in der Buchung müssen sehr wenige Daten erfasst werden (geringe Fehlerquote)
2. bei dem Mitglied/Kontakt/Debitor sehen wir die gesamte Kommunikation und alle Rechnungen
3. Beim Import können wir die Buchungsanfrage individuell prüfen und entscheiden, ob eine Teilnahme zugesagt wird oder eine Wartelistenplatz zugewiesen wird

Alle 3 Vorteile entfallen in der neuen Lösung, daher sehe ich den Umstieg aktuell als schwierig an?

Denke wir müssen dann auch auf das neue CRM warten.

Hallo Ansgar,

Ok verstehe, dann lass uns versuchen was wir genau brauchen damit ihr nicht mehr soviel manuell machen müsst 😃

Hast du mir mal einen screenshot oder link zu so nem Formular um zu sehen was ihr da abfragt?

Was genau müssten wir jetzigen Buchungsmodul step-by-step anpassen dass ihr das stattdesssen benutzen könntet?

lg

Alex

Hallo Alexander, hier ein Beispiel:

https://form.campai.com/nC3ZYZn43M6

Unsere Buchungsformulare haben immer 4 Seiten

1. Persönliche Daten (Name, Adresse, Tel), entfällt bei Mitgliedern
2. Daten zum Workshop: Welches Paket wird gebucht, Tanzrolle, Tanzpartner für Paaranmeldungen, Tanzlevel, spezielle Angaben wie gewünschte Kinderbetreuung, Essen, usw.
3. Zahlungsinformationen (Überweisung, Lastschrift, Gutschein/Bar). Mitglieder können auf ihr vorhandenes SEPA Mandat verweisen.
4. Formale Zustimmungen zur Vereinssatzung, Datenschutz, Verhaltensrichtlinien

Das die Mitglieder ihre Daten wie Adresse, Geburtsdatum, Email, TelNr, Bankverbindung nicht mehr eintippen müssen hat zu einer hohen Zufriedenheit geführt und zu einer deutlichen Reduktion von Fehlern in den Datensätzen / Rückfragen.

Mit Deiner letzten Frage tue ich mich schwer da man irgendwie ein Gesamtkonzept benötigt wie Mitglieder und Kontakte mit den Events/Buchungen verknüpft sind.

Im Prinzip müsste das Buchungsmodul zumindest das Mitglied identifizieren und dann die Buchung mit dem Mitglied verknüpfen.

Eine Minimal Lösung wäre zumindest eine Kopie der Daten aus dem Mitglied in die Buchung als Vorbelegung der Felder.

In anderen Buchungssystemen meldet man sich erst an, dann kennt das Buchungssystem mich als Person und kann alle Felder vorbelegen, oder ich kann sogar weitere Präferenzen hinterlegen oder sehe sogar meine letzten Buchungen und deren Status. Das wäre aber vermutlich eine größere Änderung für Euch.

Anderes herum wäre es ideal wenn man im CRM direkt alle Buchungen sieht.

Wenn man ein Mitglied aufruft wäre es das beste man würde alle Emails, alle Rechnungen und alle Event-Buchungen direkt sehen oder aufrufen können oder neue Buchungen ergänzen oder vorhandene ändern könne (Wir haben z.B. manchmal Mitglieder die wollen nicht stornieren, sondern nur einen anderen Termin für einen identischen Workshop vereinbaren - also verschieben, was wir dann oft aus Kulanz machen da wir sowieso Personen auf der Warteliste haben).

Wir werden jetzt so machen dass wir mal vorausfüllen noch integrieren.

Nutzt ihr die App? In der neuen kann man dort dann direkt buchen mit seinem Konto

Hallo Alexander, bisher nutzen nur die Trainer die App um die Mitgliederausweise zu scannen.

Die Kommunikationsräume wurden von den Mitgliedern nicht angenommen, da die meisten bereits SIgnal/Whatsapp Gruppen haben.

Ich werde mir aber in jedem Fall die neue App ansehen sobald es das Update gibt

Ja, Menschen sind gewohnheitstiere 😉

Die neue App wird allerdings bisschen mehr dann machen →

Self service

Buchungen

Anstehende Termine etc