Hallo zusammen,
wir wollten diese Woche eigentlich mit dem Import unserer Mitglieder (ca. 1050) beginnen. Wir haben verschiedene Beitragssätze bei den Mitgliedsarten. Zudem zahlen die Mietglieder ihren Beitrag jährlich zum Eintrittsdatum.
Wir hatten eigentlich nicht vor, mit Abteilungen innerhalb der Beiträge zu arbeiten, da wir die Abteilungen für andere Zwecke verwenden wollten.
Bislang sehe ich aber keine Möglichkeit, die dem Mitglied zugewiesenen Beiträge und das Zahldatum anders zu importieren.
Im Bereich "Beitragsarten verwalten" kann man bei einem Beitrag die Abteilung auswählen. Als Erklärung zu diesem Punkt steht: "Wähle eine Abteilung aus, um die Beiträge der Mitglieder basierend auf der zugewiesenen Abteilung zu synchronisieren". (siehe hierzu den angehängte Screenshot). Wie synchronisiere ich das denn?
Beim Import wird der Datensatz mit der richtigen Abteilung verknüpft, jedoch wird der Beitrag im Datensatz unter "Abrechnung → Beiträge & Spenden" nicht gesetzt. Ebenso wird zwar das Eintrittsdatum importiert, jedoch ist mir nicht klar, wie ich das Eintrittsdatum in den Beitrag des Mitglieds bekomme (dieses ist ausschlaggebend für die nächste Zahlung).
Was mache ich falsch? Gibt es einen anderen Weg, die Beitragsarten zuzuweisen und vor allem das Zahldatum anhand des Eintrittsdatum festzulegen?
Abschließend, aber damit zusammenhängend: wie kann ich den Zähler der Debitorennummern zurücksetzen?
Beste Grüße
Marc
Hallo Marc,
Abteilungen brauchst da du nicht wirklich. Die Funktionalität dahinter ist: Wenn du einem Mitglied manuell eine Abteilung zuweist, dann schlägt dir campai vor dem Mitglied einen entsprechenden Beitrag zuzuweisen.
In deinem Fall geht der Weg über Massenbarbeitung: 
Liebe Grüße
Oliver
Die Debitorennummern zurücksetzen geht nur, wenn man alle Finanzdaten löscht. Wenn es wirklich wichtig ist, kannst du dich auch über den Support melden und ein Entwickler kann das eventuell machen. Das würde aber voraussichtlich mit Kosten verbunden sein. Kann aber sein, dass das der Aufwand sehr gering ist, und wir es einfach so machen, dazu müsstest du aber fragen.
Hallo Oliver,
danke für die schnelle Reaktion.
Die Massenbearbeitung würde beim Beitrag noch irgendwie funktionieren, aber wie soll das mit dem Datum funktionieren? Unsere Mitglieder zahlen jährlich nach Eintrittsdatum. Das mag bei einigen der selbe Tag sein, bei 1000 Mitgliedern wird das aber mit ner Massenbearbeitung echt schwierig.
Ich fasse nochmal zusammen:
Massenbearbeitung beim Beitragssatz = für uns machbar
Massenbearbeitung beim Zahldatum = schwierig bis unmöglich, da die Mitglieder nach Eintrittsdatum zahlen
Hast Du eventuell einen alternativen Vorschlag, wie wir das Datum an den Beitrag knüpfen?
Hat der Support eine Möglichkeit, das auf einmal zu realisieren oder müssten die Kollegen dort auch jedes einzelne Datum eintragen?
Wir sind für den Import eigentlich super vorbereitet. Wir bereinigen noch die letzten Daten aus unseren Export-Files und könnten dann importieren. Lediglich die beiden angesprochenen Themen sind ein Hindernis!
Bezüglich der Debitorennummern ist das Löschen der Finanzdaten keine Option. Wir haben bereits alle Vorlagen individualisiert. Ich werde mit unserer Buchhalterin sprechen, welchen Weg wir gehen. Danke!
Hallo Marc,
ja das mit dem Datum könnten unsere Entwickler sicher mit einem Script lösen. Meld dich da mal beim Support und frag gleich auch wegen den Debitorennummern.
Liebe Grüße
Oliver
Lieber Oliver,
danke! Wir haben das nun intern besprochen und eine Lösung gefunden:
Wir würden nun nicht den genauen Tag wählen, sondern den Monat. Das bekommen wir nach Satzung auch hin.
Hierzu würden wir in der Excel nach Eintrittsmonat filtern und einen "Tag" mit dem Namen des Monats hinzufügen. Dann filtern wir in Campai nach dem "Monats-Tag".
Für alle, die vielleicht vor dem selben Problem stehen oder stehen werden, hier nochmal unseren Workaround zusammengefasst:
1. In der Master-Import-Excel nach Eintrittsmonat filtern
2. dann im Feld "Tags" in der Excel einen Tag "Januar, Februar, usw. " bei dem Mitglied eintragen.
3. Dann die Datei in Campai importieren (die Monats-Tags werden von Campai automatisch angelegt)
4. In der Mitgliederübersicht "nach Attribut filtern" drücken und dann den entsprechenden Monat wählen.
5. Dann alle gefilterten Datensätze auswählen und auf "Massenbearbeitung" drücken, "Beitrag hinzufügen" wählen und dort dann den Beitrag auswählen und das Datum einfügen.
Hallo Marc,
coole Sache und danke für's Teilen!
Liebe Grüße
Oliver